Por mais comum que os gaps de competência sejam, eles podem causar muitos danos no desempenho da organização. Isso acontece porque um bom desempenho depende muito também da satisfação e do empenho de seus colaboradores.
No caso de empresas que buscam aumentar seu nível de competência, é preciso cada vez mais investir no desenvolvimento de seus colaboradores.
Por isso, é muito importante monitorar as competências das equipes e funcionários e também o perfil de cada um. Dessa forma é possível identificar quais são os gaps de competências e assim poder traçar estratégias para supri-los.
Mas, lidar com gaps de competências de equipes e funcionários não é uma tarefa muito simples. A seguir, vamos te contar quais são, como identificá-los e quais ações devem ser tomadas para corrigi-los.
O que são gaps de competência?
Para conseguirmos entender melhor o que são gaps de competências, precisamos ir por partes. Vamos começar por competência, que significa o conjunto de todo tipo de habilidade e conhecimento que um indivíduo possui.
Agora sim, com essa informação é possível compreender com mais clareza o que são os gaps de competências.
Gaps de competências são as lacunas existentes entre as competências profissionais que os colaboradores possuem. Por mais que o profissional tenha inúmeras competências, esses gaps podem impactar negativamente em seu desempenho e nos processos da empresa.
Exemplos de gaps de competência
Agora que já entendemos o conceito de gaps de competências, abaixo vamos abordar alguns exemplos que como essas lacunas entre as competências podem prejudicar não apenas o profissional, mas também os processos da empresa em que ele atua, podendo impactar também no produto ou serviço final.
Problemas com entrega de resultados
Os gaps de competências que interferem na entrega de resultados é um dos principais e mais preocupantes, já que o gestor e a empresa precisam voltar uma atenção maior.
Demora na entrega de relatórios, dificuldade para finalizar tarefas dentro do prazo determinado, negligência com materiais de trabalho sendo eles físicos ou digitais, entre outros.
Os exemplos mencionados acima são alguns que podem causar problemas delicados para a empresa. A partir do momento que esses gaps passam a afetar os resultados, é sinal de que há algo errado e a empresa precisa tomar uma atitude, evitando problemas maiores
Pouca resiliência para lidar com conflitos
Um ponto que também pode ser afetado pelo gap de competência é a resiliência para lidar com conflitos. Profissionais que não estão preparados para lidar com desafios que podem surgir ao longo dos processos tendem a atrapalhar as dinâmicas de trabalho.
Problemas durante o dia a dia de trabalho surgem e é algo de certo modo normal. Portanto, cabe ao gestor preparar seu colaborador para saber a melhor forma de lidar com essa questão. Ou seja, a resiliência é fundamental.
Conheça alguns exemplos de gaps que afetam essa questão de resiliência para lidar com conflitos. De modo geral, esses gaps estão ligados às soft skills
- Falta de empatia
- Necessidade de imposição de ideias individuais, dificultando a resolução dos conflitos.
- Dificuldade para ouvir o outro colaborador e compreender suas necessidades e ponto de vista
Portanto, é importante que sejam identificados pelos gestores e solucionados com o auxílio de treinamentos, enfatizando a importância da compreensão e empatia com os colegas.
Falta de senso de urgência
Outro ponto que também é afetado por gaps de competência é o senso de urgência, onde os profissionais que não conseguem compreender seu significado, prejudicam muito seus colegas e principalmente na entrega do serviço ou produto final.
Um exemplo disso é aquele mau hábito de deixar as coisas para serem feitas no último instante que antecedem a entrega. Isso abre margem para problemas e atrasos na entrega, pois, uma tarefa que já deveria ter sido executada está pendente devido a erros.
Cabe ao gestor conversar com o colaborador e deixar claro a importância de ele ter o senso de urgência. Afinal, quando a tarefa é solicitada com urgência, ela precisa ser entregue “para ontem” e se houver algum problema é possível ser corrigido a tempo.
Falta de proatividade
A procura por profissionais proativos está muito mais comum dentro das empresas e em processos seletivos.
Afinal, contar com colaboradores que conseguem se antecipar a eventuais situações e executar tarefas diversas ou até mesmo mais de uma ao mesmo tempo faz toda diferença.
Nesse quesito, a falta de conhecimento técnico em algumas situações, a falta de senso de urgência, não conhecer um pouco dos demais processos que compõem o departamento, são gaps que precisam ser observados e corrigidos pelos gestores.
Como identificar tipos de gaps de competência em 3 etapas
Para identificar os tipos de gaps de competência, é necessário que sejam realizadas comparações entre a expectativa e a realidade, e seguir conforme as seguintes etapas.
- Mapear as competências necessárias
Para essa primeira etapa, é necessário selecionar o perfil ideal do colaborador que possua as competências necessárias para exercer a função disponível.
Por exemplo, um engenheiro de produção para desenvolver bem suas tarefas, precisa saber planejar, ter olhar analítico, saber lidar com prazos, ter senso de urgência, resiliência para lidar com imprevistos, domínio de sistemas específicos, entre outras características.
Essas informações são reunidas pelos gestores e gerentes da produção que conhecem bem sobre a função e as demandas da fábrica.
E assim, com essas informações em mãos, a equipe do RH responsável pelo recrutamento e seleção entra em ação para encontrar um novo colaborador que possua essas características.
- Comparar o perfil ideal com o perfil real
As competências que os colaboradores já possuem, serão reunidas compondo o perfil real, e aí então é comparado com o perfil ideal.
Isso possibilita ter noção de quais competências os colaboradores já possuem e quais estão faltando para se encaixar no perfil ideal para ocupar essa determinada função, isso que se caracteriza no gap de competências.
Usando o exemplo citado na primeira etapa, se o engenheiro possui olhar analítico, noções de planejamento e senso de urgência, porém não sabe trabalhar com prazos e não possui resiliência para lidar com imprevistos, esses são seus gaps de competências.
- Executar avaliações de desempenho
Realiza a comparação entre o perfil real e o perfil ideal é o que aponta os gaps de competências. Porém, esse não é o único modo usado para apontar os reais impactos causados por esses gaps. Aplicar uma avaliação de desempenho é uma forma de se obter mais informações.
Durante essas avaliações, alguns pontos fundamentais devem ser levados em conta:
- Avaliar todas as competências, as soft skills e hard skills
- Ouvir os colaboradores que estão participando
- Chegar a um consenso com os colaboradores
- Aplicar uma avaliação imparcial e justa
E como resolver?
Por mais que saibamos que desligar o colaborador que possui esses gaps de competência seja a solução mais rápida, devemos deixar claro que não é a mais recomendada e nem sempre é correta.
Ou seja, a empresa sai perdendo com esse processo ao ter que dispensar o colaborador, vai gerar atrasos nas atividades que ele desenvolvia e ao contratar um novo profissional será necessário ensinar todos os processos desde o início.
Além de gerar custos a mais com a demissão e demanda de tempo para o processo de seleção e recrutamento de um novo colaborador. Por isso, muitas vezes a melhor solução é desenvolver o processo de treinamento e desenvolvimento de pessoas.
O papel do RH nesse processo é mapear e identificar as competências exigidas por cada cargo e também aplicar os testes nos colaboradores. No momento de uma contratação, avaliar se o candidato possui o perfil que se encaixa às necessidades da vaga e valores da empresa.
Também é papel do RH entender junto aos gestores quais as necessidades a serem supridas, mas aplicar treinamentos para resolver esse gap, é a saída mais viável, além do que esses treinamentos não servirão apenas para esses funcionários que precisam, mas também para os demais.
Ou seja, investir em treinamentos no fim das contas sairá mais “barato”. Abaixo vamos entender melhor o que é preciso ser feito para solucionar esses problemas.
Ofereça feedbacks
O feedback tem papel fundamental nesse processo, para conscientizar os colaboradores de que os gaps de competências que eles possuem podem de alguma forma prejudicar a empresa. Isso possibilita que o RH entenda qual o melhor treinamento a ser aplicado para resolver esse gap.
Mas, é importante deixar claro que o colaborador precisa ser informado da decisão tomada pelo RH. Afinal, o objetivo é criar uma parceria de confiança entre as partes, para que o colaborador não perca a motivação.
Analise os resultados das avaliações
A análise é parte fundamental do processo de gestão de pessoas, e é realizada pelo gestor após a aplicação das avaliações de desempenho. É importante entender o motivo desse e causa do gap, qual impacto ele causou para a empresa.
A junção de todas essas informações ajudarão na decisão a ser tomada para a solução desses gaps. E com isso, o RH pode encontrar um treinamento mais objetivo para ser aplicado.
Invista em treinamentos
É preciso aplicar treinamentos de acordo com as competências que precisam ser desenvolvidas. Assim, é possível evitar gastos com treinamentos desnecessários.
O investimento em treinamentos é uma ótima opção, além de preencher as lacunas em aberto, contribui também para a diminuição da rotatividade de funcionários. Mas, para isso é importante que seja feito um planejamento.
Saber o que cada colaborador precisa aprender em escala de urgência, ordem que precisa ser inserido em cada treinamento e a forma que serão realizadas as abordagens, para evitar que ocorram atrasos nos demais processos e prejudique a empresa.
Vantagens de mapear as lacunas de competência
Mapear as competências de cada profissional e de cada cargo que compõem a organização é fundamental. Assim, ao comparar as competências que o cargo exige com as competências que o colaborador possui, é mais fácil identificar os gaps existentes e que precisam ser preenchidos.
Vamos entender mais sobre essa e outras vantagens:
Treinamentos mais eficientes
Afinal, aplicar treinamentos mais objetivos para preencher os gaps abertos proporciona a otimização do tempo e reduz custos para a empresa.
Melhora dos resultados
Ações para a correção desses gaps serão tomadas e com isso irá proporcionar resultados mais satisfatórios não apenas para a empresa, mas também para o colaborador.
Promoções mais acertadas
Promover colaboradores que já possuem seus gaps de competências solucionados trará mais benefícios para a organização, pois não será necessário buscar de fora.
Importância dos treinamentos de competência
Os treinamentos são fundamentais para solucionar esses gaps de competências e aumentar a motivação dos colaboradores. Além de colaborar também para melhorar o clima organizacional, ajuda a evitar custos com demissões, o que é muito vantajoso para a empresa.
Abaixo iremos apontar outros pontos existentes que consideramos importantes.
Gerar diferencial competitivo para a empresa
Esses treinamentos são um investimento que eleva os valores da organização diante de seus profissionais e do mercado. Um diferencial competitivo muito valioso para a empresa é o fortalecimento do capital intelectual de seus colaboradores.
Melhoria na produtividade e resultados
Quanto melhor desenvolvidas as competências dos colaboradores, mais qualidade e melhores resultados eles conseguirão proporcionar.
Otimização de tempo
Fazendo a gestão do tempo corretamente e mantendo organização na rotina, quanto mais competências e habilidades os colaboradores tiverem mais rápido e eficiente serão as execuções das atividades.
Reduzir a rotatividade de funcionários
O processo para realizar a seleção, contratação, integração e treinamento de novos funcionários gera custos significativos para a empresa. Por esse motivo, realizar o treinamento do funcionário que já está atuando na organização se torna mais viável.
Melhoria na qualidade dos produtos e serviços
A aplicação de treinamentos e desenvolvimento dos gaps existentes nos funcionários, afeta de forma positiva na entrega dos serviços e produto final.
Antecipar o alcance de resultados
Quanto mais capacitado for o profissional, melhor será seu desempenho e a qualidade do serviço prestado. Isso contribui também para que a empresa alcance mais rápido o resultado desejado.
Como inserir gestão de competências no RH?
Para realizar a aplicação da gestão de competências dentro do RH, são necessárias ações simples, mas que exigem esforço. Com isso, é possível alcançar ótimos resultados, vamos entender como.
- Oferecer suporte ao colaborador: ajudar o colaborador a entender quais são seus gaps de competência, apoiar em seu processo de evolução
- Aplicar treinamento e feedbacks: ao descobrir quais são os gaps de cada colaborador, investir na aplicação do treinamento correto e proporcionar feedbacks, auxilia em sua evolução.
- Desafie a equipe: ao trabalhar com gestão de competências, é necessário que as tarefas sejam distribuídas de acordo com a competência de cada colaborador, porém, isso não quer dizer que esse colaborador precisa fazer somente aquilo que sabe e tem costume.
Conclusão
Desafiar os colaboradores a desenvolver novas atividades e sair da zona de conforto, é uma forma de estimular o desenvolvimento de novas competências e também melhorar os gaps delas.
Com um bom planejamento e cuidado com a saúde mental e emocional dos colaboradores, é possível presenciar a diminuição nos gaps de competência e a melhora nos números e no sucesso da empresa.
Mas, sabemos que garantir a qualidade desses processos e cuidados com os profissionais podem ser um grande desafio. Por isso, contar com a ajuda de uma equipe variada de profissionais como psicólogos, terapeutas e coaches pode facilitar essa jornada.
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Referências
BROWN, S. ; SWARTZ, T. A gap analysis of professional service quality. Journal of Marketing, v.53, p.92-98, april, 1989.
HOFFMAN, K. D.; BATESON, J. Marketing de serviços, Trad. Lúcia Simonini. 4.ed. Porto Alegre: Bookman, 2001.
