Rotina de trabalho – 7 dicas para tornar sua equipe mais eficaz
Com o dia a dia corrido que a grande maioria das pessoas possuem, sabemos que não ter uma rotina de trabalho interfere de forma significante não apenas no nosso cotidiano, mas também na produtividade e desempenho profissional.
Por isso, é necessário definir e seguir uma rotina para se obter mais resultados, principalmente sendo eles positivos. E para isso acontecer, é possível encontrar no mercado, técnicas que visam otimizar o desempenho das equipes.
O intuito dessas técnicas é fortalecer a performance das equipes e assim ajudá-las a superar alguns desafios que surgem pelo caminho. Com isso, abaixo separamos algumas informações e dicas que podem ajudar a tornar uma equipe mais eficiente e empregar uma rotina de trabalho mais eficaz.
Afinal, qual a definição de rotina de trabalho?
A rotina de trabalho nada mais é que ações que devem ser tomadas com o objetivo de organizar e otimizar as tarefas em geral, que precisam ser realizadas no dia a dia.
Essa organização da rotina, pode ser realizada através de ferramentas como aplicativos, planilhas, entre outras, que facilitam a vida da pessoa principalmente quando é possível utilizá-los no celular.
Porém, não basta apenas descrever todas as tarefas neste aplicativo ou planilha, é importante nos atentarmos à forma como elas são realizadas.
Além disso, é fundamental fazer uma boa gestão do tempo, afinal, o intuito de definir a rotina é conseguir cumprir com todas as tarefas pertinentes ao dia, sem deixar que elas se acumulem para os próximos dias.
Por que manter uma rotina de trabalho organizada?
Manter a rotina de trabalho bem organizada, além de permitir que você cumpra com todas as tarefas, evita que elas se acumulem para os próximos dias, permite identificar as prioridades, aumenta a produtividade e também, diminui o estresse.
É importante destacar que, não manter a gestão da rotina de trabalho além de diminuir o rendimento do profissional, podem ocasionar falhas na comunicação com os colegas de trabalho e principalmente com os gestores.
Afinal, a comunicação é de suma importância para que não fiquem dúvidas e o trabalho ocorra da melhor forma, evitando futuros transtornos e possíveis desentendimentos.
Além disso, gera uma sobrecarga de funções não apenas para um profissional específico, mas também para toda a equipe, pois, sabemos que um processo depende do outro, principalmente quando se trata de trabalho em equipe.
Outros dois pontos que também precisamos destacar, que podem acontecer quando não se mantém a gestão da rotina de trabalho são, a falta de atenção que ocorre devido a diversos motivos, principalmente quando se está com “pressa” para entregar o trabalho.
Por consequência dessa falta de atenção, acontecem os erros que na maioria das vezes podem ser evitados.
Ou seja, diante disso podemos entender que é fundamental manter a rotina de trabalho bem organizada, afinal, isso trará benefícios importantes, além de proporcionar excelentes resultados.
Padronização dos processos: por que é tão importante?
Antes de abordarmos a importância da padronização dos processos, é importante saber primeiro o que significa esse termo.
A padronização de processos é organização e formalização dos processos dentro da empresa, ou seja, é um padrão desenvolvido que precisa ser seguido por todos os colaboradores, garantindo que todas as tarefas sejam desenvolvidas da melhor forma.
Isso não quer dizer que tudo ocorrerá de forma engessada e não poderão haver mudanças, mas sim, é uma forma de garantir que todo o trabalho será desenvolvido de forma correta, sem pular etapas, evitando possíveis erros e garantindo o resultado esperado pela empresa.
Além de tudo, a padronização dos processos é importante também, para garantir a qualidade dos produtos e serviços fornecidos pela empresa, conquistar a confiança do público e acima de tudo favorecendo a empresa na redução dos gastos e contribuindo também para diminuir o desperdício.
Um ponto que também é importante destacar é que, com a padronização dos processos a empresa consegue gerenciar seu tempo e assim aumentar sua produção, afinal, quanto maior sua capacidade de produção, mais ela conseguirá vender e assim lucrar.
É fundamental que os profissionais entendam o processo do início ao fim, compreendam o porquê aquela etapa precisa ser realizada, o que é feito antes e depois, o impacto que é causado quando aquela etapa é pulada ou não é executada corretamente.
Essa compreensão é importante, pois contribui para a motivação dos colaboradores e principalmente, expõe aos gestores que os colaboradores estão caminhando em prol do mesmo objetivo. Portanto, devemos destacar que a padronização dos processos é de suma importância para:
- Garantir o passo a passo para desenvolver as tarefas e chegar ao produto final;
- Ter bem definido um modelo de trabalho a ser seguido por todos;
- Possibilita se adiantar e prever possíveis erros que possam vir a acontecer durante o processo e assim, ter traçado ações para solucioná-los.
Essa padronização é importante também, para evitar variações nos processos, melhorar os resultados, atender aos regulamentos, possibilitar que as atividades possam ser desenvolvidas por todos sem ter um único responsável e também torna possível que todos os colaboradores conheçam o processo.
Gestão de tempo: você sabe para que serve?
Gestão de tempo se trata do processo de priorização e organização das tarefas, a fim de otimizar o tempo que o profissional gasta para executá-la, contribuindo para o aumento da produtividade e principalmente melhora a eficiência dos profissionais.
De forma mais objetiva, a gestão do tempo se trata de uma técnica para otimizar a rotina do profissional e também do trabalho em equipe, de acordo com as prioridades das tarefas que precisam ser realizadas e acima de tudo, o tempo que é gasto em sua execução.
É importante deixar claro, que uma boa gestão de tempo requer mudanças no comportamento da organização como um todo e também em seu foco. O fato é que podemos e devemos usar o tempo a nosso favor.
Uma empresa que não tem estabelecido uma boa rotina de trabalho para seus colaboradores e principalmente a gestão de tempo, tende a ter seus funcionários grande parte do tempo de sua jornada de trabalho ociosos.
O que é muito comum de se ver, é que esses funcionários geralmente começam o dia extremamente atarefados, mas a falta da rotina e da gestão do tempo, a grande maioria das vezes faz com que eles não finalizem essas tarefas e as deixem inacabadas.
No final isso se torna uma bola de neve, com diversas tarefas inacabadas, o que além de prejudicar o próprio colaborador, prejudica também a empresa. Afinal, isso pode gerar atrasos na entrega do produto final e a credibilidade da empresa junto ao cliente é prejudicada.
Sabemos que o colaborador comprometido, entrega sempre o seu melhor no desempenho das tarefas, mas as interrupções e imprevistos que podem ocorrer durante a jornada de trabalho sempre geram consequências negativas.
O objetivo de uma boa gestão de tempo é que o profissional consiga identificar as tarefas que realmente são urgentes e precisam ser priorizadas naquele momento, para que ele possa dar início a elas e consiga concluir com excelência.
Veja as 7 principais dicas para manter uma rotina eficaz:
Independente do tamanho da sua equipe, implementar uma rotina de trabalho é fundamental para se ter bons resultados e para que todos os colaboradores sejam mais produtivos e consigam identificar pontos importantes como quais as tarefas que realmente são urgentes.
Afinal, sabemos que para todo profissional, principalmente quando a tarefa dele está ligada a tarefa de outro, tudo é urgente e precisa ser feito e entregue para ontem.
Identificar essas prioridades e saber o que é necessário ser realizado em primeiro momento é fundamental, além disso, contribui para que o profissional realize a tarefa com dedicação e atenção para que não ocorra futuros erros.
E principalmente, para que não haja acúmulo de tarefas, que não foram iniciadas ou que foram executadas pela metade. Por isso, abaixo separamos algumas dicas para manter uma rotina de trabalho eficaz e contribuir de forma positiva para se ter sucesso na jornada de trabalho.
- Faça reuniões rápidas e diárias
Para começar, realize reuniões diárias. Uma boa opção é colocá-las no primeiro horário de trabalho antes que os colaboradores dêem início a suas atividades.
Dependendo do tamanho de sua equipe, apenas meia hora é o suficiente, para que todos consigam expor de forma breve em qual parte da tarefa está executando, quanto tempo ele estima para que seja concluída.
Também é o momento ideal para expor se está com alguma dificuldade e precisa de auxílio de outro colega, ou se irá dar início a uma nova tarefa.
E principalmente, defina junto com o seu superior quais as tarefas estão pendentes para serem realizadas, e assim, precisam ser priorizadas.
Mas é claro, é importante que essa reunião seja breve e não se estenda muito, afinal, o intuito dela é ajudar e não prejudicar. Reuniões muito longas que possuem essa finalidade acabam atrasando os colaboradores.
- Delegue tarefas
Sabemos que geralmente dividir tarefas não é algo muito simples, porém é fundamental. É importante ter em mente que nem sempre conseguimos dar conta de tudo e está tudo bem por isso, afinal, somos um só e não é errado pedir ajuda.
Dividir as tarefas possibilita que o trabalho seja entregue no prazo correto e com a qualidade esperada. Além disso, caso aconteça algum imprevisto no meio do processo, o profissional tem tempo hábil para buscar a melhor solução.
Caso essa tarefa estivesse com um colaborador que possui diversas outras acumuladas, provavelmente ele estaria com o prazo de entrega acabando e não conseguiria pensar na melhor solução para solucionar os imprevistos, afinal, o foco dele é entregar tudo no tempo correto.
- Defina prioridades no trabalho
Uma das dicas mais importante, é listar as tarefas por prioridade, seja por prazo de entrega, importância, o tempo que demanda para concluir, o grau de dificuldade, entre outros pontos que devem ser levados em consideração conforme os gestores determinam.
É válido ter uma planilha onde toda a equipe tenha acesso e possa visualizar, porém isso vai de acordo com o que for melhor para a empresa e com a rotina de trabalho que ela irá adotar.
- Determine objetivos para a semana
Dividir o trabalho em etapas irá contribuir de forma significativa para o cumprimento dos prazos. Elencar metas que precisam ser cumpridas por semana, contribui para deixar a jornada de trabalho mais leve.
Além disso, diminui a pressão de ter que lidar com prazos e permite que o profissional se dedique com atenção ao que está fazendo e entrega a tarefa com excelência.
- Dê agendas para todos os funcionários
Além das agendas digitais que hoje a grande maioria dos profissionais trabalham, disponibilizar agendas físicas também é importante, afinal, é preciso que os colaboradores tenham fácil acesso ao que precisa ser feito, a ordem e principalmente quando precisa ser entregue.
A organização permite que o dia de trabalho seja mais produtivo e todo o processo seja realizado com mais facilidade.
- Crie ambientes organizados
Ter um ambiente de trabalho mais organizado e calmo é de suma importância, afinal, nossa personalidade muda de acordo com o ambiente em que estamos inseridos.
Por mais que você seja uma pessoa tranquila e calma em todos os aspectos, principalmente quando se trata de trabalho, quando estamos inseridos em um ambiente agitado ou desorganizado ou tenso, é comum que sem percebermos adotamos a personalidade daquele ambiente.
Isso sempre interfere de forma negativa no desenvolvimento das tarefas que precisamos realizar. Por isso, é fundamental ter um ambiente organizado e tranquilo para que bons resultados venham e que o profissional se sinta à vontade para estar ali trabalhando.
- Deixe o ambiente de trabalho mais leve
Com a rotina que muitos possuem, geralmente passamos maior parte do nosso dia no trabalho do que em nossa própria casa, por isso, ter um ambiente mais leve e até mesmo descontraído é fundamental para o bem estar do profissional.
Sabemos que o trabalho já é algo que nos deixa mais tensos, devido a responsabilidade que é exigida de nossa parte, e contar com um ambiente onde tudo é mais tenso ainda dificulta o desempenho do colaborador.
Por esse motivo, ter um ambiente agradável que deixe o colaborador à vontade é muito importante, além de também, desenvolver boas relações com os colegas, ter a possibilidade de fazer pausas para um café e um papo mais descontraído.
Algumas empresas hoje também, disponibilizam para seus colaboradores uma sala com jogos de todo tipo, espaços com algumas guloseimas, até mesmo algumas bebidas para que seja realizado o famoso happy hour no final do expediente dentro da própria instalação da empresa.
Essas e muitas outras, são algumas ações que podem ser realizadas para se ter um ambiente mais leve e descontraído para os colaboradores.
Conclusão
Tanto os colaboradores quanto a empresa podem se beneficiar com uma rotina de trabalho bem estabelecida. Incentivar uma boa organização e otimização de processos traz benefícios que podem ser refletidos nos números.
Mas, sabemos que garantir a qualidade desses processos e cuidados com os profissionais podem ser um grande desafio. Por isso, contar com a ajuda de uma equipe variada de profissionais como psicólogos, terapeutas e coaches pode facilitar essa jornada.
Investir em autoconhecimento dentro da sua empresa garante retorno em bem-estar, qualidade de vida e financeiro para todos. Ganhe em performance e impulsione os resultados da sua empresa investindo em gestão de saúde emocional com o Zenklub empresas.
Referências
CAMPOS, V. F. Gerenciamento da rotina do trabalho do dia-a-dia. Rio de Janeiro: Bloch, 1998.
CAMPOS, V. F. Qualidade total: padronização de empresas. Nova Lima: INDG, 2004.
CARVALHO, M. M. et al. Gestão da qualidade: teoria e casos. Rio de Janeiro: Elsevier, 2005.
