O planejamento operacional é um elemento essencial para o sucesso de qualquer organização. Ele envolve a definição de metas, a identificação de recursos necessários e a criação de estratégias para alcançar os objetivos estabelecidos. 

É como fazer um mapa para saber como chegar onde se quer. O planejamento operacional ajuda as empresas a organizarem suas atividades diárias de forma eficiente, para que todos saibam o que precisam fazer e como.

Neste texto, vamos falar sobre a importância do planejamento operacional e como ele ajuda as empresas a crescer e ter sucesso.

O que é planejamento operacional?

O planejamento operacional é como um plano detalhado que as empresas criam para saber o que precisam fazer no dia a dia. É como um mapa que mostra as metas que querem alcançar e como vão fazer isso. 

Ele envolve definir tarefas específicas, decidir quem vai fazer cada uma delas e quando devem ser concluídas. O objetivo é garantir que todos saibam o que precisa ser feito e como fazer, para que a empresa funcione de forma eficiente. 

O planejamento operacional ajuda a empresa a se organizar, a usar seus recursos corretamente e a garantir que todos estejam trabalhando na mesma direção para alcançar os objetivos.

Qual a importância do planejamento operacional?

O planejamento operacional desempenha um papel crucial para o funcionamento eficiente e o sucesso de uma empresa. Ele oferece uma orientação clara, estabelecendo metas específicas e delineando as etapas necessárias para alcançá-las.

Além disso, o planejamento operacional permite o uso eficiente dos recursos da empresa, identificando e alocando-os adequadamente. Isso resulta em maior produtividade e evita desperdícios. 

O planejamento operacional ajuda a prevenir problemas, permitindo que a empresa esteja preparada para lidar com desafios e tomar medidas preventivas. Ele também promove a coerência e o alinhamento entre os diferentes departamentos, evitando conflitos e incentivando a colaboração.

Por fim, o planejamento operacional estabelece métricas e indicadores de desempenho que permitem medir o desempenho da empresa e realizar ajustes quando necessário.

Qual a diferença entre planejamento operacional e estratégico?

A diferença entre o planejamento operacional e o planejamento estratégico pode ser resumida em alguns aspectos-chave:

Orientação

  • Planejamento Estratégico: O planejamento estratégico se concentra na orientação e direção geral da empresa como um todo. Ele define a visão, missão e objetivos de longo prazo da organização, bem como as estratégias gerais para alcançá-los.
  • Planejamento Operacional: O planejamento operacional está mais relacionado à orientação e execução das atividades diárias dentro dos diferentes departamentos ou áreas funcionais da empresa. Ele se concentra em traduzir os objetivos estratégicos em tarefas e ações específicas.

Prazos

  • Planejamento Estratégico: O planejamento estratégico é de longo prazo, geralmente com horizonte temporal de três a cinco anos ou mais. Ele considera o futuro da empresa e as metas a serem alcançadas nesse período.
  • Planejamento Operacional: O planejamento operacional é de curto prazo, normalmente com horizonte temporal de um ano ou menos. Ele lida com as atividades imediatas e cotidianas necessárias para cumprir os objetivos estratégicos estabelecidos.

Responsáveis

  • Planejamento Estratégico: O planejamento estratégico é geralmente de responsabilidade dos cargos mais altos da empresa, como CEO, COO, CTO, etc. Eles têm a responsabilidade de definir a direção estratégica da organização e tomar decisões importantes relacionadas aos objetivos e estratégias.
  • Planejamento Operacional: O planejamento operacional é conduzido por gerentes e supervisores de diferentes áreas da empresa. Eles são responsáveis por traduzir os objetivos estratégicos em ações específicas, designar tarefas, definir prazos e acompanhar o progresso das atividades.

Custos

  • Planejamento Estratégico: O planejamento estratégico está relacionado ao orçamento estratégico da empresa. Ele envolve a alocação de recursos financeiros em áreas estratégicas que impulsionam o crescimento e a competitividade da organização a longo prazo.
  • Planejamento Operacional: O planejamento operacional está mais relacionado ao orçamento de departamento ou área específica da empresa. Ele lida com a alocação de recursos para atividades e projetos de curto prazo, garantindo a execução eficiente das operações diárias.

O planejamento operacional complementa o estratégico

Apesar de diferentes em sua essência, o planejamento operacional complementa o planejamento estratégico. 

Enquanto o planejamento estratégico define a visão de longo prazo, os objetivos gerais e as estratégias para alcançá-los, o planejamento operacional se concentra em traduzir essas diretrizes estratégicas em ações práticas e específicas.

Assim, o planejamento operacional complementa o planejamento estratégico ao fornecer o detalhamento e a implementação prática das estratégias e objetivos estabelecidos. É uma parte essencial do processo de planejamento, pois assegura que as ações operacionais estejam alinhadas e contribuam para o sucesso estratégico da organização.

Como criar um planejamento operacional eficiente?

Ter um planejamento operacional é fundamental para garantir que sua empresa e colaboradores tenham resultados e uma performance positiva. Mas, garantir um processo de qualidade nem sempre é uma missão simples. 

Para criar um planejamento operacional eficiente, siga os seguintes passos:

Mapeie os processos e fluxos

Comece entendendo em detalhes como os processos são executados dentro da organização. Faça um diagnóstico organizacional, identifique as etapas, os recursos necessários, as interações entre os departamentos e os pontos de melhoria. Isso ajudará a identificar possíveis gargalos e oportunidades de otimização.

Desenvolva objetivos operacionais

Com base nos objetivos estratégicos da empresa, defina objetivos operacionais claros e específicos. Esses objetivos devem ser mensuráveis e orientados para resultados tangíveis. Por exemplo, aumentar a eficiência produtiva em X%, reduzir os tempos de resposta em X horas, etc.

Defina os KPIs

Identifique os indicadores-chave de desempenho (KPIs) relevantes para monitorar o progresso em relação aos objetivos operacionais. Escolha métricas que sejam relevantes, mensuráveis e alinhadas aos resultados desejados. Isso permitirá uma avaliação objetiva do desempenho e a identificação de áreas que precisam ser aprimoradas.

Estabeleça uma linha do tempo

Crie um cronograma realista que estabeleça prazos para a execução das atividades e alcance dos objetivos. Considere a sequência lógica das tarefas, a dependência entre elas e a disponibilidade de recursos necessários. Tenha em mente que o cronograma pode precisar de ajustes à medida que o plano é implementado.

Estime o orçamento necessário

Analise os recursos financeiros necessários para executar o planejamento operacional. Considere custos com pessoal, investimentos em tecnologia, aquisição de materiais, entre outros. Estime de forma realista o orçamento necessário e assegure que esteja alinhado com as metas e os objetivos estabelecidos.

Avalie todos os riscos

Identifique os riscos potenciais que podem impactar a implementação do plano operacional. Analise ameaças internas e externas, como mudanças no mercado, problemas de fornecimento, recursos insuficientes, entre outros. Desenvolva estratégias de mitigação de riscos e esteja preparado para lidar com imprevistos.

Quais são os benefícios de ter um planejamento operacional definido?

Um planejamento operacional definido traz diversos benefícios para uma organização. Ele proporciona clareza e direcionamento às atividades diárias, alinhando-as com a estratégia da empresa. 

Além disso, um planejamento operacional adequado torna a organização mais resiliente e adaptável a mudanças, garantindo sua competitividade no mercado. Resumidamente, ter um planejamento operacional definido melhora o desempenho, otimiza recursos e promove a efetividade das ações da empresa.

Mas, o planejamento operacional, para que tenha efeitos positivos, precisa ser individualizado à realidade da empresa. Ao reconhecer as características próprias de cada negócio, é possível estruturar planos de ação claros e assertivos.

Utilizar dados comportamentais e mapear o bem-estar dos funcionários garante que a empresa possa ter insights mais personalizados, definindo melhor seus processos, treinamentos, atividades e até mesmo o planejamento operacional. 

O ZenManager é a plataforma do Zenklub para RHs que oferece esses dados comportamentais e de bem-estar de forma inteligente para orientar essa e outras estratégias do RH.

Referências

DOS REIS, Ernando Antonio; LEMES, Sirlei. O PROCESSO DE GESTÃO E O PLANEJAMENTO OPERACIONAL. In: Anais do Congresso Brasileiro de Custos-ABC. 1999.

VALENTIM, Marta. Planejamento Tático e Operacional. Marília: Universidade Estadual Paulista, 2018.