Uma ferramenta muito utilizada pelas organizações a fim de ajudar nas correções de lacunas abertas entre resultados. O diagnóstico organizacional auxilia os empreendedores e gestores a entender com clareza pontos que estão prejudicando seu negócio.

A partir de agora iremos entender qual a função e o benefício que o diagnóstico organizacional proporciona a uma organização, quando bem realizado e planejado.

O que é diagnóstico organizacional?

O diagnóstico organizacional é um conjunto de análises, ações e técnicas que devem ser realizadas para que as lideranças conheçam a fundo seu negócio, e assim possam identificar seus pontos fortes e fracos.

Utilizado de maneira estratégica, o diagnóstico organizacional é de extrema eficiência para se olhar de um modo geral para a empresa, proporcionando uma análise mais detalhada do nível de produtividade e desenvolvimento de cada equipe que compõe a organização.

Assim, quando desenvolvido de maneira correta mostra aos líderes e gestores de cada setor quais fatores estão levando aos erros entre os processos.

O que é analisado em um diagnóstico organizacional?

No diagnóstico organizacional são analisadas as falhas e erros que acontecem entre os processos e que podem impactar no objetivo final. O diagnóstico organizacional é uma ferramenta que além de olhar para a empresa de um modo geral, proporciona o conhecimento da saúde de cada departamento que a compõe.

Para ser mais objetivo, analisando os dados de cada setor e perfil comportamental, com o diagnóstico organizacional pode-se tomar ciência de qual área vem ocorrendo mais erros e precisa de uma atenção maior, e qual área está mais produtiva. 

Assim, é possível a realização de um planejamento que ajude na tomada de decisões para a resolução desses problemas e otimização dos processos.

Quais as características do diagnóstico organizacional?

Toda empresa é setorizada por departamentos nos quais, devem conversar entre si e trabalhar para uma mesma finalidade e objetivos.

O diagnóstico organizacional, expõe os erros que vem ocorrendo nos processos de cada departamento, ajudando na realização da análise interna e compreendendo também como o ambiente externo influencia. 

Evidenciando os valores, cultura, pontos fortes, e pontos fracos da organização e principalmente as oportunidades que precisam ser levadas em consideração e que podem ajudar a alavancar o negócio.

Com isso, o diagnóstico organizacional também vai expor de forma clara e objetiva os problemas que a empresa vem enfrentando e que precisam ser solucionados para que se tenha um bom retorno.

Qual o objetivo do diagnóstico organizacional?

A partir do momento que se inicia o desenvolvimento do diagnóstico organizacional, o gestor precisa ter ciência de que não será uma tarefa fácil de se realizar.

Em busca de uma melhoria nos processos da empresa, o diagnóstico organizacional tem como objetivo identificar o que não está funcionando conforme o planejado, e aquilo que impede de alcançar o resultado final de acordo com o que foi determinado.

Com a análise dos dados coletados, o processo mostra aos líderes onde e porque estão ocorrendo falhas, que impactam no produto ou serviço final trazendo, até mesmo, prejuízo à organização.

Quais são os benefícios do diagnóstico organizacional?

Durante os processos do dia a dia, muitos gestores acabam deixando de lado as análises que levam à solução dos erros ou a prevenção dos mesmos para que não ocorram no futuro.  

O benefício de se aplicar o diagnóstico organizacional, é identificar a real situação da empresa, mostrando de forma geral tanto os processos que estão fluindo conforme planejado (evidenciando as oportunidades que possam ser aproveitadas pela organização), como os erros que estão ocorrendo.

A seguir, podemos conhecer também alguns benefícios que o diagnóstico organizacional proporciona tanto para os colaboradores, quanto para as organizações, contribuindo para que se torne o processo mais confiável para a tomada de decisões. 

Descobrir o nível de maturidade da empresa

Para isso é necessário realizar uma avaliação por meio de perguntas e respostas objetivas e práticas, onde as respostas devem conter uma pontuação. E também é necessário selecionar as áreas onde esse questionário será realizado.

Importante levar em consideração a postura dos gestores, se a empresa está atingindo 100% do público desejado e se possui bem definidas suas estratégias, sendo elas a curto, médio e longo prazo.

Identificar e solucionar problemas

Dentro do processo de realização do diagnóstico organizacional é muito importante levantar informações e dados para que se possa encontrar o setor e o processo no qual estão acontecendo erros.

Além disso, durante um diagnóstico, problemas como o absenteísmo e alta rotatividade podem ser melhor identificados e solucionados.

Com isso, é possível analisar e compreender o que está acontecendo e tomar uma decisão para solucioná-los.

Avaliar o potencial da empresa

Em alguns casos, pode ocorrer de a organização não estar atingindo o objetivo e o âmbito desejado, por isso se torna de suma importância a realização do diagnóstico organizacional.

Com ele, poderá se encontrar as falhas que estão ocorrendo nos processos do dia a dia e que estão impedindo a empresa de crescer.

Melhora na comunicação

Trazendo uma diminuição e até mesmo eliminando os erros que ocorrem durante os processos, o diagnóstico organizacional contribui também para uma boa comunicação dentro da organização. 

Afinal, é muito importante que os setores se comuniquem, pois todos trabalham em prol da mesma finalidade e objetivos.

Retenção de talentos

É muito importante que a organização invista em treinamentos e cursos para seus funcionários. Dessa forma, é possível evitar a rotatividade, fazendo com que eles sejam capacitados para desenvolver os processos com mais excelência e também possam evitar erros.

Melhora na imagem da empresa

Com o diagnóstico organizacional bem aplicado, a organização terá uma diminuição de erros e desperdícios entre processos, afinal, esse é seu principal objetivo.

Com isso, é possível garantir um melhor desempenho e também elevar seu nível de satisfação e sua imagem não apenas com seu público-alvo, mas também com o público em geral.

Identificação de prioridades

A aplicação do diagnóstico organizacional mostra aos empreendedores e gestores em quais setores e processos estão ocorrendo mais erros. Assim pode-se entender onde se faz necessário maior atenção e dedicação das partes, identificando e definindo as prioridades para realizar as correções.

Otimização nos processos de tomada de decisão

Com as análises que o diagnóstico organizacional proporciona, as organizações conseguem direcionar e concentrar seus esforços nos processos que estão realmente criando erros, auxiliando nas tomadas de decisões mais assertivas.

Tipos de diagnóstico organizacional

Em determinadas situações, algumas empresas podem sentir dificuldades na solução de alguns problemas.

Por esse motivo, existem diferentes tipos de diagnósticos, com finalidades mais específicas, a fim de facilitar e agilizar a resolução desses problemas. 

Alguns desses diagnósticos são: geral, financeiro, produção e venda. Vamos então entender  um pouco qual a finalidade de cada um:

Diagnóstico geral

Engloba todos os setores da organização, com o intuito de realizar levantamento de informações e dados, para entender qual área precisa de uma atenção maior;

Diagnóstico Financeiro

É específico para o setor contábil e financeiro da organização. Com o objetivo de avaliar como está o fluxo e realizar levantamento de dados de cada um desses dois setores;

Diagnóstico Produção

É utilizado para avaliar a produtividade e a qualidade dos produtos ou serviço prestado pela empresa, com o objetivo de melhorar o fluxo da produção e conter maiores desperdícios;

Diagnóstico de Vendas

Utilizado para entender e solucionar questões do setor de vendas, como qualidade dos produtos e atendimento, preço, queda nas vendas, entre outras questões, sendo de suma importância o entendimento de como alavancar as vendas.

Quando é necessário um diagnóstico organizacional?

O foco do diagnóstico organizacional é apontar e prevenir erros e falhas entre processos dentro da organização.

O ideal é que esse processo seja realizado pelo menos uma vez por ano, assim pode-se entender e realizar comparações de como foi o desempenho da empresa no ano anterior e onde ocorreram erros, para que no ano que está iniciando sejam corrigidos e melhorados. 

Com isso, é possível ajudar a empresa a manter um bom funcionamento e garantir uma melhor qualidade em seus produtos e serviços.

Vale lembrar que o diagnóstico organizacional, não trata-se somente de avaliar os processos internos da organização, mas também de entender como está o externo. Afinal, é de extrema importância a maneira com a qual a empresa é vista pelos seus clientes.

Como fazer um diagnóstico organizacional em 4 etapas?

Para fazer um diagnóstico organizacional, é necessário que seja feito um planejamento completo. Para facilitar, separamos 4 etapas que podem te ajudar, sendo elas: coleta de informações, análise de dados, identificação dos problemas e plano de ação.

Abaixo vamos conhecer com mais detalhes como devem ser realizadas as etapas para montagem do diagnóstico organizacional.

1 – Coleta de informações

Para a realização dessa primeira etapa, o profissional precisa entender o ramo de negócio da empresa e como funcionam os processos do dia a dia. Isso engloba todos os setores e não somente aquele no qual está ocorrendo mais erros.

Dessa forma, é possível definir as perguntas que serão realizadas.

Para obter as respostas para essas perguntas, o profissional pode buscar informações realizando entrevistas com os funcionários, avaliações de desempenho, relatórios e documentos, entre outros.

2 – Análise de dados

Nessa etapa, o profissional deverá avaliar as informações obtidas na etapa anterior, transferindo as informações para planilhas, gráficos, classificando-as da melhor maneira que facilite a sua avaliação.

3 – Identificação dos problemas

Na terceira etapa, que é uma das mais importantes, serão identificados os motivos pelos quais estão ocorrendo os erros e falhas nos processos da empresa, e com isso encontrando solução para os mesmos.

4 – Plano de ação

A quarta e última etapa desse processo é a elaboração de um plano de ação, que busca solucionar os problemas identificados nas etapas anteriores.

Além disso, é possível propor ações que deverão ser tomadas para eliminar as questões que estão atrapalhando sua empresa a crescer.

Para isso, é possível listar metas e apresentar soluções para questões existentes e que possam vir a aparecer no futuro. 

Realizar esse plano de ação, não é algo simples de se fazer e para ajudar nessa tarefa você pode utilizar, por exemplo, a técnica 5W2H, que consiste em responder as 7 perguntinhas a seguir:

  1. O que será feito?
  2. Por que será feito?
  3. Onde será feito?
  4. Quando será feito?
  5. Quem fará?
  6. Como será feito?
  7. Quanto vai custar?

Erros na montagem de um diagnóstico organizacional

Um diagnóstico organizacional bem elaborado e bem aplicado proporciona excelentes resultados à organização.

Feito através de perguntas, análises de dados, planilhas e documentos, leva aos empreendedores e gestores conhecerem com mais transparência a organização e seus processos.

Mas, para realizar a montagem e aplicação do diagnóstico organizacional, é necessário que o profissional seja capacitado e entenda qual a finalidade do processo que está sendo aplicado. 

Caso isso não aconteça, podem ocorrer erros na sua aplicação e, por consequência, pode não trazer os resultados desejados.

Abaixo poderemos observar alguns erros que podem acontecer na realização do diagnóstico organizacional.

  • Não definir perguntas básicas e objetivas como: Quais os pontos fortes e fracos da empresa? Quais são seus objetivos? Entre outras;
  • Mediante a realização de perguntas, não coletar as respostas;
  • Não realizar a análise de dados, documentos etc.;
  • Diante da não realização das ações anteriores, não se faz possível a identificação dos problemas que estão sendo enfrentados.

Exemplos de diagnóstico organizacional

Um exemplo muito conhecido e utilizado pela maioria das empresas que fazem o diagnóstico organizacional é a famosa Análise SWOT.

A análise SWOT é uma ferramenta utilizada pelos gestores que consiste em uma análise mais eficiente e abrange não só questões internas da empresa, mas também questões externas, que a afetam de alguma maneira.

O termo SWOT vem das seguintes palavras: Strengths: Forças, Weaknesses: Fraquezas, Opportunities: Oportunidades e Threats: Ameaças. Assim, mediante a todas as avaliações realizadas, pode-se identificar quais são as forças, fraquezas, oportunidades e ameaças ligadas à empresa.

Conclusão

Se você faz parte do time de Recursos Humanos sabe que é importante estar atento aos pontos fortes e fracos da sua empresa. Companhias que fazem um bom diagnóstico organizacional podem ver o desenvolvimento refletido nos números.

Mas, sabemos que otimizar e garantir a qualidade desses processos pode ser um grande desafio. Por isso, contar com a ajuda de uma equipe variada de profissionais como psicólogos, terapeutas e coaches pode facilitar essa jornada. 

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COMECE AGORA.

Referências

HESKETH, J. L. Diagnóstico Organizacional: modelo e instrumentos de execução. Petrópolis, RJ: Editora Vozes, 1978.

MOREIRA, E. G. Diagnóstico Organizacional. Curitiba, PR: IESDE Brasil S. A., 2008.

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