Entrar em uma nova empresa pode ser uma aventura empolgante, mas também gerar dúvidas e incertezas. É aí que entra em cena o onboarding, um processo que te ajuda a se familiarizar com a empresa, seus colegas e suas funções, facilitando a adaptação ao novo ambiente.
Neste artigo, vamos explicar o que é o onboarding, por que ele é importante e como implementá-lo de maneira eficaz, incluindo opções digitais.
Nosso objetivo é oferecer orientações práticas e diretas, ajudando você a entender como estruturar um bom programa de onboarding que possa ser facilmente aplicado na sua organização.
O que é onboarding?
O onboarding é o processo estruturado de integração de novos funcionários em uma empresa. Ele abrange desde o primeiro contato do funcionário com a organização até o momento em que ele está plenamente adaptado às suas funções e ao ambiente de trabalho.
Parte da missão do onboarding é facilitar a adaptação dos novos colaboradores, fornecer as informações e ferramentas necessárias para seu sucesso e promover um sentimento de acolhimento e pertencimento na empresa.
Objetivos do onboarding
O onboarding, como vimos, se traduz em um processo estratégico de integração de novos colaboradores à organização. Ao implementá-lo, as empresas perseguem diversos objetivos que visam o sucesso tanto do novo membro da equipe quanto da organização.
Entre os principais objetivos do onboarding, podemos destacar:
- Acelerar a integração: facilitar a adaptação dos novos funcionários à cultura, valores e práticas da empresa, permitindo que eles se sintam parte da equipe desde o início;
- Reduzir o tempo de acomodação: equipar os novos colaboradores com as informações e ferramentas necessárias para que se tornem produtivos mais rapidamente;
- Aumentar a retenção: melhorar a satisfação e o engajamento dos funcionários, reduzindo a rotatividade e aumentando a retenção de talentos;
- Promover o alinhamento organizacional: garantir que os novos colaboradores compreendam os objetivos e a missão da empresa, alinhando suas atividades com as metas organizacionais;
- Fomentar relacionamentos: facilitar a construção de relacionamentos entre novos funcionários e seus colegas, promovendo um ambiente de trabalho colaborativo;
- Minimizar erros e conflitos: fornecer orientações claras e expectativas definidas para evitar mal-entendidos e reduzir a possibilidade de erros e conflitos no trabalho.
Como funciona o onboarding?
O processo de onboarding é uma jornada de descobertas, onde o novo colaborador se familiariza com a empresa, seus colegas e suas funções, enquanto se adapta ao novo ambiente de trabalho. Essa jornada é composta por etapas típicas que garantem uma integração completa e bem-sucedida.
O primeiro passo é fazer uma comunicação inicial, enviando um e-mail de boas-vindas com informações sobre o primeiro dia de trabalho, documentação necessária e um cronograma inicial.
É importante também que antes do primeiro dia a empresa garanta que o novo funcionário tenha todas as ferramentas e recursos necessários, como computador, acesso a sistemas e materiais de escritório.
No primeiro dia, receba o novo funcionário de maneira acolhedora, apresente à equipe e ofereça um tour pela empresa. Dê uma orientação inicial, apresentando a cultura, os valores e a missão da empresa, além de fornecer um guia do funcionário.
Ao longo do primeiro mês, é ideal realizar reuniões periódicas com o supervisor ou mentor para revisar o progresso, esclarecer dúvidas e fornecer feedback. Promova também atividades de integração social, como almoços de equipe ou eventos de networking, para ajudar o funcionário a se conectar com colegas.
Ao final, realize uma reunião de encerramento do onboarding para revisar a experiência do funcionário, coletar feedback sobre o processo e identificar melhorias.
Melhores práticas para um onboarding eficaz
Um onboarding bem-sucedido é como uma ponte que conecta o novo colaborador à empresa, facilitando sua adaptação e garantindo uma experiência positiva desde o primeiro dia. Para construir essa ponte sólida, algumas práticas são essenciais:
Preparação pré-chegada
É importante criar um plano detalhado. Para isso, defina as etapas, atividades e responsáveis pelo processo de onboarding. Organize materiais informativos, como manual da empresa, descrição do cargo e políticas internas.
Garanta também a preparação de todos os materiais necessários, isso inclui computadores, materiais, kit de boas-vindas e qualquer outra ferramenta de trabalho necessária.
Integração dos funcionários
A integração dos novos funcionários na equipe pode ser facilitada por meio de mentorias ou outras atividades de team building.
Designe um mentor ou colega de trabalho para guiar o novo funcionário nos primeiros dias e semanas. Outra coisa que pode facilitar é organizar almoços de equipe, cafés ou pequenos eventos sociais para que o novo colaborador possa conhecer seus colegas de maneira informal.
Apresente as áreas da empresa
Conhecer as diferentes áreas da empresa ajuda o novo funcionário a entender melhor como seu trabalho se encaixa no contexto geral. Isso pode ser feito por meio de um tour físico (ou virtual, se aplicável) para apresentar as diferentes áreas e departamentos.
Outra ideia são as sessões de apresentações com líderes de diferentes departamentos para explicar suas funções e como colaboram com outras áreas.
Treinamentos e capacitação
Treinamentos contínuos são essenciais para que o novo colaborador se adapte e desenvolva as habilidades necessárias para seu cargo. Esses treinamentos devem incluir um treinamento inicial, sobre as políticas da empresa, segurança no trabalho, uso de software e outros sistemas relevantes.
É possível também se profundar conhecimentos específicos necessários para o cargo, realizados ao longo dos primeiros meses.
Disponibilização de documentos de referência
Fornecer documentos importantes desde o início ajuda o novo colaborador a ter uma fonte de consulta confiável para suas dúvidas. Disponibilize políticas e procedimentos da empresa, códigos de conduta e expectativas de desempenho.
Além disso, dê um guia de recursos com informações sobre onde encontrar ajuda, como acessar sistemas e quem contatar para diferentes tipos de suporte.
Acompanhamento contínuo
O acompanhamento contínuo é fundamental para garantir que o novo colaborador se sinta apoiado e alinhado com suas responsabilidades. Para isso, agende reuniões periódicas com o supervisor ou mentor para discutir o progresso, resolver dúvidas e fornecer feedback construtivo.
Conduza também avaliações formais após 30, 60 e 90 dias para discutir o desempenho, identificar áreas de melhoria e ajustar metas conforme necessário.
Onboarding digital (online) vs. presencial
O processo de onboarding também deve se adaptar às novas realidades do trabalho, explorando as vantagens do ambiente digital sem abrir mão da importância do contato humano.
O onboarding digital oferece flexibilidade de tempo e local, permitindo que o novo colaborador aprenda no seu próprio ritmo em qualquer lugar. Plataformas online, ferramentas de comunicação e programas de treinamento virtual facilitam o acesso à informação e a interação com a empresa, mesmo à distância.
Já o onboarding presencial permite a interação direta com colegas, facilitando a construção de relacionamentos e o senso de pertencimento à equipe. É possível também realizar uma experiência imersiva, com tour pelas instalações da empresa, a recepção calorosa e as atividades em grupo proporcionam uma experiência completa na cultura organizacional.
Mas, tanto o onboarding digital quanto o presencial visam os mesmos objetivos: integrar o novo colaborador à empresa, capacitá-lo para suas funções e promover seu engajamento.
Como fazer um onboarding digital?
O onboarding digital é de fato uma ferramenta poderosa para integrar novos talentos, mesmo à distância. Para construir um processo eficaz, siga estas etapas:
- Crie um plano detalhado: defina as etapas, atividades e responsáveis pelo processo de onboarding;
- Prepare o ambiente virtual: organize plataformas de aprendizagem, ferramentas de comunicação e materiais informativos online;
- Comunique-se com antecedência: envie um e-mail de boas-vindas, apresente a empresa e informe sobre os primeiros dias de trabalho;
- Boas-vindas calorosas: inicie com uma recepção calorosa e amigável online;
- Apresentação da equipe: apresente o novo colaborador à equipe por meio de videochamadas ou plataformas de comunicação;
- Atividades em grupo: promova atividades online para estimular a interação e o senso de pertencimento;
- Visão geral da empresa: apresente a história, missão, valores e visão da empresa mediante vídeos, apresentações online ou documentos compartilhados;
- Tour virtual: crie um tour virtual pelas instalações da empresa usando plataformas interativas ou vídeos;
- Apresentação das áreas: apresente as diferentes áreas e departamentos da empresa via videochamadas ou materiais online;
- Programa de treinamento: desenvolva um programa de treinamento online com módulos interativos, simulações e avaliações;
- Mentoria: designe um mentor para auxiliar o novo colaborador na adaptação à rotina e cultura da empresa;
- Feedback contínuo: avalie o progresso do novo colaborador durante os treinamentos, oferecendo feedback construtivo.
Importância e benefícios de um bom onboarding
Um processo de onboarding bem estruturado pode trazer vantagens significativas tanto para a empresa quanto para os novos colaboradores, promovendo um ambiente de trabalho positivo e produtivo. Vamos entender mais:
Maior engajamento dos profissionais
Um onboarding eficaz aumenta o engajamento dos novos colaboradores, pois eles se sentem acolhidos, valorizados e capacitados para desempenhar suas funções com sucesso. Isso se traduz em maior entusiasmo, melhora o employer branding, proatividade e compromisso com os objetivos da empresa.
Aumento na qualidade das entregas e redução em refações
O treinamento e a capacitação adequados proporcionados por um bom onboarding garantem que os novos colaboradores estejam aptos a realizar suas tarefas com qualidade e eficiência, reduzindo o número de erros e retrabalhos.
Diminuição da rotatividade
Um processo de onboarding eficaz contribui para a retenção de talentos, reduzindo a rotatividade de funcionários. Ao se sentir acolhido, integrado e valorizado, o novo colaborador tem maior propensão a permanecer na empresa.
Alinhamento da cultura organizacional
O onboarding permite que os novos colaboradores compreendam e integrem os valores, a missão e a visão da empresa, promovendo o alinhamento cultural e criando um ambiente de trabalho coeso e produtivo.
Retenção de talentos e redução do turnover
O investimento em um onboarding eficaz se traduz em economia de tempo e recursos a longo prazo, pois reduz a necessidade de constantes contratações e treinamentos para substituir funcionários que não se adaptam à empresa.
Ao implementar programas de cuidado com a saúde mental, oferecer suporte emocional e promover o bem-estar dos colaboradores, o Zenklub pode ser uma ferramenta eficaz para reduzir o turnover na empresa e criar um ambiente de trabalho mais saudável e produtivo.
Aqui estão algumas maneiras pelas quais o Zenklub pode contribuir para a diminuição do turnover:
- Apoio emocional: Oferecer acesso a terapeutas e profissionais de saúde mental pode ajudar os colaboradores a lidar com questões pessoais e profissionais que impactam seu bem-estar, reduzindo o estresse e a ansiedade que podem levar ao turnover.
- Desenvolvimento pessoal: O Zenklub oferece programas de jornadas e conteúdos educativos que promovem o autoconhecimento, o desenvolvimento pessoal e a resiliência emocional dos colaboradores, contribuindo para um ambiente de trabalho mais saudável e satisfatório.
- Engajamento e motivação: Colaboradores que se sentem apoiados em sua saúde mental tendem a ser mais engajados, motivados e produtivos. O Zenklub pode ajudar a fortalecer o engajamento dos colaboradores, promovendo um ambiente de trabalho positivo e acolhedor.
- Cultura organizacional: Ao investir no cuidado com a saúde mental dos colaboradores, a empresa demonstra preocupação com o bem-estar da equipe, fortalecendo a cultura organizacional e a relação de confiança entre empresa e colaboradores.
- Retenção de talentos: Colaboradores que se sentem valorizados e apoiados emocionalmente têm maior probabilidade de permanecer na empresa a longo prazo, contribuindo para a retenção de talentos e a redução do turnover.
Invista na saúde mental dos seus colaboradores com o Zenklub e reduza o turnover, criando um ambiente de trabalho mais saudável, engajado e produtivo. Saiba mais
Como usar a tecnologia para otimizar o onboarding de funcionários?
A tecnologia pode ser uma aliada poderosa no processo de onboarding, tornando-o mais eficiente e envolvente.
Utilizar plataformas de e-learning, por exemplo, facilita o acesso a treinamentos e materiais educacionais de forma flexível e interativa. Isso permite que os novos funcionários possam aprender no seu próprio ritmo e de acordo com suas necessidades específicas.
Videoconferências são outra ferramenta essencial, possibilitando reuniões e treinamentos ao vivo, mesmo com equipes remotas ou distribuídas. Essas sessões podem incluir boas-vindas, apresentações de equipe e treinamentos interativos em tempo real.
Sistemas de análise de dados fornecem insights sobre a eficácia do onboarding, monitorando o progresso dos novos funcionários e identificando pontos críticos no processo.
Usar a tecnologia para otimizar o onboarding não só facilita o processo, mas também melhora a experiência do novo funcionário, tornando a integração mais eficiente e agradável.
