Quem nunca se pegou procrastinado em algum momento, não é mesmo? Bom, se ainda existe alguém que nunca ouviu falar desse termo, aí vai uma breve explicação: o ato de procrastinar é o famoso “enrolar”, deixar pra depois e geralmente acaba fazendo o que precisa no último minuto.

O fato é que procrastinar uma vez ou outra faz parte da vida de qualquer pessoa, o problema é quando a procrastinação se faz presente de forma constante. Isso com certeza prejudica a pessoa não apenas no ambiente de trabalho, mas, em qualquer âmbito de sua vida.

Para entendermos melhor como esse ato funciona, abaixo separamos alguns tópicos que irão explicar melhor o que pode causar a procrastinação no ambiente de trabalho, além de dicas de como evitá-la.

O que é procrastinação? 

De acordo com o dicionário, procrastinação é o ato ou efeito de procrastinar, adiantar, demorar, deixar para depois, para outro momento. Essa palavra vem do latim procrastinatus, que tem como tradução o “Pro” à frente e “Crastinatus” de amanhã, ou seja, à frente de amanhã.

Já no português, procrastinação quer dizer deixar para fazer algo depois, adiar o que deveria ser feito naquele determinado momento e ficar enrolando até não conseguir mais.

A questão é que a procrastinação é algo comum do ser humano, porém, ela pode se tornar um problema quando passa a ser rotina na vida da pessoa, atrapalhando no seu desenvolvimento no trabalho e até mesmo na sua saúde.

Quais são as causas da procrastinação no trabalho? 

O que podemos dizer é que a grande maioria dos fatores que levam o indivíduo a procrastinar tem relação com o emocional, que são desencadeados devido tanto a fatores internos como externos. 

Abaixo iremos ver os fatores externos e internos que podem levar uma pessoa à procrastinação.

Fatores externos 

Os fatores externos que geralmente levam à procrastinação são:

  • Ambiente desorganizado;
  • Sem perspectiva de crescimento,
  • Ambiente tóxico;
  • Salário baixo,
  • Tarefas muito complexas;
  • Má gestão de pessoas;
  • Tempo inadequado para desenvolver as atividade;
  • Falta de liderança e apoio por parte do RH;
  • Ambiente físico de trabalho inadequado;
  • Cultura organizacional inexistente ou estabelecida;
  • Excesso de responsabilidade;

É preciso deixar claro que os fatores externos em questão estão relacionados ao contexto em que o indivíduo está inserido e no seu dia a dia na empresa.

Fatores internos 

Os fatores internos que geralmente levam à procrastinação são:

  • Perfeccionismo;
  • Emocional;
  • Medo de errar;
  • Insegurança;
  • Medo do julgamento;
  • Excesso de confiança;

O que a procrastinação impacta na vida do funcionário? 

Como já pudemos ver, a procrastinação é decorrente tanto de fatores internos como de fatores externos. Mas, afinal, que impacto esses fatores podem ter na vida de um colaborador?

Se observarmos do ponto de vista da empresa é possível entender que esse problema impacta de forma negativa nos resultados finais, performance dos funcionários, índices de satisfação, engajamento, entre outros.

Ainda observando pelo lado da empresa, o colaborador que sofre com a questão da procrastinação tende a deixar as tarefas para serem realizadas de última hora e, por isso, acabam não se dedicando o suficiente na execução. 

Isso acontece porque nesses casos é preciso fazer as tarefas às pressas para entregar dentro do prazo e em algumas situação acabam até excedendo o tempo estipulado e gerando atrasos nos processos.

É claro que isso não é positivo para a empresa, já que a qualidade do serviço prestado é inferior do que seria caso o colaborador tivesse executado a tarefa com calma e dedicação dentro do tempo hábil que ele tinha desde o início.

Agora, olhando pelo lado do colaborador, a procrastinação também impacta de forma negativa, já que o profissional reduz muito seu nível de produtividade, a qualidade do serviço, precisa lidar com o acúmulo de tarefas, o que, por consequência, acaba desencadeando, ansiedade, estresse e uma irritabilidade maior.

Além disso, o ambiente de trabalho se torna mais pesado, o que faz com que o dia a dia dentro da empresa acabe se tornando mais exaustivo e a convivência com os colegas cada vez mais complicada.

Em resumo, a procrastinação faz com que a qualidade do serviço do profissional caia de forma significativa, impactando nos resultados finais da empresa e na qualidade de vida do colaborador.

Como evitar a procrastinação no trabalho? 

Agora que já entendemos o que é a procrastinação e como ela impacta de forma negativa tanto para o profissional como para a empresa, devemos destacar que existem caminhos para evitar que ela tome conta e se faça mais presente no dia a dia de trabalho.

Vale lembrar que é possível mudar esse cenário e reverter essa situação para gerar mais tranquilidade, organização e melhora nos resultados. Para isso, segue algumas dicas.

Organização e foco 

Para que o trabalho seja desenvolvido com qualidade, a organização e o foco são fundamentais. Antes de dar início a uma tarefa, primeiro entenda o que precisa ser feito, se necessário, utilize o bom e velho papel e caneta e vá eliminando uma tarefa por vez. 

Assim, é possível ter noção do que já foi feito e do que ainda precisa ser realizado, além de permitir que o colaborador se organize quanto aos seus prazos. 

Senso de responsabilidade

O senso de responsabilidade é a obrigação que o funcionário possui de prestar contas para seus superiores sobre suas tarefas e entender e assumir a responsabilidade por elas. 

Para desenvolvê-lo é preciso cumprir com os prazos, fazer uma boa gestão de seu tempo, entender as consequências de suas ações, se adiantar enquanto às tarefas, além de saber solucionar problemas sem terceirizar a culpa.

Ambiente acolhedor e agradável 

O ambiente de trabalho possui grande influência sobre o colaborador, por isso, mantê-lo organizado é fundamental. É importante se certificar que tudo está em ordem e que os materiais estejam nos locais adequados.

Um ambiente limpo e organizado, também contribui para a criatividade dos profissionais que estão nele, além de permitir que eles trabalhem com mais tranquilidade e leveza. 

Cultura organizacional bem definida 

Uma cultura organizacional bem definida nesse momento é muito importante, pois ela reflete de forma direta no desempenho dos funcionários de uma empresa. Afinal, ela nada mais é que o conjunto de crenças, valores e normas da empresa. 

É com base nela que será possível manter um clima organizacional saudável e os colaboradores comprometidos, engajados e em busca do mesmo objetivo.

Incentive o uso de aplicativos para gestão de tempo 

Outra dica que pode ajudar muito é incentivar o colaborador a utilizar ferramentas para gerenciar seus prazos e tarefas, com isso o profissional poderá ter de forma mais clara tudo que precisa ser realizado e o tempo que ele possui disponível. 

Além disso, fica mais fácil de entender quanto tempo realmente se gasta em uma tarefa e identificar o que é prioridade para aquele momento e o que pode esperar.

Defina prazos reais para as atividades

Em determinados casos, a urgência pode levar o profissional ao ato da procrastinação, isso porque ele pode vir a se sentir acuado e acreditar que não possui capacidade suficiente para cumprir o prazo estipulado.

Observando por esse lado, é importante ser mais flexível enquanto aos prazos e dar mais tempo para o colaborador desenvolver e entregar sua tarefa com tranquilidade. Uma boa dica é passar uma data x para o colaborador e ter um ou até dois dias a mais de sobra, mas é claro, se for possível.

Divida tarefas grandes em pequenos pedaços 

Aquele colaborador que tenta fazer todas as tarefas ao mesmo tempo, no fim das contas, dificilmente conseguirá concluir todas e quando concluir, a qualidade nunca será a mesma se caso ele tivesse realizado uma por vez. A questão é que, tentar fazer tudo de uma vez acaba desencadeando a procrastinação.

E para que isso seja evitado, uma das atitudes que podem ser tomadas é dividir os projetos em pequenas tarefas, estipulando prazos, para que sejam finalizados uma atividade por vez. Com isso, é possível evitar também que as tarefas se acumulem e tenham impacto nas atividades da equipe.

Faça uma divisão de responsabilidade adequada 

Um ponto fundamental para uma equipe na execução de um projeto é que as responsabilidades sejam distribuídas por igual para todos os colaboradores. Tendo o papel de cada um bem definido, os colaboradores dificilmente irão postergar a execução da sua parte da tarefa.

Além disso, os objetivos devem estar sempre bem claros e os prazos sempre determinados e de preferência curto para todos, para que a equipe de modo geral ande no mesmo sentido.

Ofereça apoio psicológico 

O fato é que a procrastinação tem relação direta com fatores emocionais e a maneira como lidamos com tudo, por isso a inteligência emocional é essencial para todo e qualquer profissional.

É importante deixar claro que cuidar da saúde mental é fundamental, pois, além de evitar a questão da procrastinação, evita também diversas outras questões que já existem ou podem vir a existir.

Oferecer apoio psicológico é investir no bem-estar dos funcionários. Por isso, deixar à disposição dos colaboradores um profissional da psicologia é uma ação válida por parte da empresa e pode ajudar o profissional a dar o primeiro passo.

Conclusão 

Como vimos, existem diversas formas para lidar com a procrastinação e criar ambientes de trabalho que não causem esse tipo de problema. Também existem diversas causas possíveis conhecidas para esse comportamento. Mas você sabe o que têm causado a procrastinação na sua empresa?

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Referências

BRITO, Fernanda de Souza; BAKOS, Daniela Di Giorgio Schneider. Procrastinação e terapia cognitivo-comportamental: uma revisão integrativa. Revista brasileira de terapias cognitivas, v. 9, n. 1, p. 34-41, 2013.