A importância do onboarding na integração de novos funcionários

Integrar novos funcionários dentro da empresa sempre é uma oportunidade para inovação. Às vezes tudo que uma empresa necessita para se renovar e se tornar mais produtiva são novos talentos, novas ideias e novas soluções. Você verá que o onboarding apenas facilita esse processo.

Muitas pessoas ficam extremamente ansiosas com o novo trabalho. Medo de não atingir as expectativas, medo de não se adaptar, ou medo de não conseguir aprender todo o necessário. É nesse momento que um bom processo de onboarding faz toda a diferença.

Neste texto, abordaremos a importância do onboarding e como criar um processo eficaz para receber novos membros em sua equipe.

O que é onboarding?

O processo de onboarding, também conhecido como integração de novos colaboradores, é um conjunto de atividades para recepcionar, treinar e garantir que o novo funcionário se adapte à cultura e aos processos da empresa da melhor forma possível.

É o momento em que os novos colaboradores têm contato com os valores da empresa, a cultura, a missão, como a organização é realizada e o que a companhia espera de seus novos integrantes.

O onboarding ainda engloba os processos de treinamento e acompanhamento dos novos funcionários, onde a gestão deve dar uma atenção especial para que o processo seja eficiente, e não haja dúvidas que podem se tornar problemas futuros.

Qual a função do onboarding?

O onboarding serve para que o funcionário se sinta parte da nova empresa e do ambiente de trabalho que será parte de sua rotina agora. Sua principal função e objetivo é fazer o acompanhamento do colaborador durante o processo de adaptação.

Treinamento, acompanhamento, alinhamento são alguns dos temas que fazem parte do onboarding. O RH deve realizar o processo da maneira mais eficiente possível, se certificando de que o novo colaborador tenha entendido quais suas funções, e o que a empresa espera dele como profissional.

A empresa deve estar preparada para receber os novos talentos e é importante que seja repassada toda a cultura organizacional logo de início, para que o funcionário saiba exatamente o que deve ser feito, evitando problemas por falta de treinamento ou investimento no desenvolvimento inicial.

Porque é importante integrar novos funcionários?

Agora que você sabe o que é o onboarding, e suas funções, iremos te mostrar a importância que esse processo tem dentro das empresas e porquê cada vez mais essa é uma prática fundamental:

Retém talentos

Quando um funcionário tem seu primeiro dia de trabalho, é normal que se sinta ansioso ou perdido, já que ele está em contato com uma nova rotina e novos colegas. Se a empresa não fornecer o devido treinamento e acompanhamento com esse funcionário, isso pode fazer com que ele se sinta ainda mais perdido e não acolhido pela empresa.

Situações desse tipo, logo no início de um colaborador, pode fazer com que ele desista de continuar no cargo ou fique desmotivado.

O onboarding evita que os funcionários desistam no meio do processo. Isso porque ele visa justamente introduzir o colaborador à rotina da empresa, se certificando de que ele está totalmente alinhado com a cultura organizacional. 

Alinhar as expectativas

Alinhar as expectativas significa dar as orientações necessárias para que um objetivo seja alcançado. Isso significa que o onboarding facilita no alinhamento do novo colaborador com os outros setores da empresa e as funções de seus colegas.

Desse modo o novo colaborador tem ciência de como seu trabalho afeta as outras áreas e quais são as demandas que ele deve estar atento.

Apresenta todo o modelo de negócio

O onboarding irá facilitar o entendimento de como a empresa funciona interna e externamente. Quando o funcionário sabe de suas funções e conhece a linha produtiva, desde a base ao produto final, se torna muito mais fácil para que ele atenda aos prazos necessários.

Uma empresa só funciona bem quando cada um sabe sua função e qual seu impacto de forma geral e nos negócios. É importante que isso seja apresentado logo no início para os novos integrantes, porque eles iniciam o trabalho sabendo as metas que devem ser alcançadas e encontrando o melhor jeito para atingi-las.

Reduz o turnover

O turnover nas empresas se refere ao índice de rotatividade dos funcionários. Essa taxa indica principalmente a capacidade da empresa de conseguir manter seus colaboradores.

Um baixo índice de turnover significa que a companhia consegue manter seus funcionários, que eles estão satisfeitos com o trabalho e não pensam em pedir demissão. Os custos de uma alta taxa de rotatividade é alto, afetando também a produtividade da empresa.

A integração de um funcionário contribui também para a manutenção de uma baixa taxa de turnover. Quando ele é acolhido e a gestão demonstra a importância ao treiná-lo e acompanhar seu desenvolvimento, ele consegue perceber seu valor para a cadeia produtiva, se tornando motivado e engajado com o novo trabalho.

Aumenta o engajamento

Novos funcionários chegam ansiosos e animados com as novas funções. Eles carregam ideias novas, soluções e até experiências a serem compartilhadas. Uma boa recepção, que alinhe as metas e objetivos com esse novo colaborador, fará com que ele engaje com os objetivos da empresa também.

Fortalece a cultura organizacional

A cultura organizacional de uma empresa inclui os valores que ela prega, as regras, como ela lida com seus negócios e seus clientes. Uma das iniciativas do onboarding é justamente certificar que o funcionário entenda a cultura da empresa, e esteja alinhado com seus valores.

Como aplicar o onboarding com novos funcionários?

O processo de onboarding é uma etapa importante para integrar novos funcionários em uma empresa. Aqui estão algumas etapas que podem ser seguidas para aplicar um bom processo de onboarding: 

Monte um cronograma

Ter um cronograma é muito importante para que os passos tenham coerência. De nada adianta você bombardear o novo funcionário com todas as informações que ele precisa saber logo de início, isso só deixará ele mais ansioso e confuso com o trabalho.

O cronograma deve incluir as atividades que serão realizadas durante o processo e em que etapa ela deve acontecer. Um começo seria introduzir o funcionário às funções que ele precisa para iniciar, ou mesmo começar com uma apresentação por outros setores.

Dê o suporte inicial

É muito importante que os funcionários sintam liberdade e motivação para comunicar qualquer dúvida que surgir. Comece acolhendo ele e introduzindo-o para a equipe. É importante que o acompanhamento seja feito, para que o funcionário não se sinta deixado de lado.

Funcionários novos que não têm um suporte inicial podem se sentir negligenciados ou até mesmo perdidos.

Não pegue pesado no primeiro dia

O primeiro dia serve para que o funcionário se ambiente e seja introduzido ao seu novo ambiente de trabalho. Enchê-lo de funções e de informações de um só vez, fazer exigências e cobrá-lo logo no início irá deixá-lo estressado e desanimado.

As funções devem ser introduzidas aos poucos, com treinamentos, sempre dando liberdade para possíveis dúvidas. Foque em ações como a apresentação das áreas, do time e dos benefícios para funcionários. Encher o funcionário de funções logo no início pode dar a impressão de que a empresa sempre funciona assim.

Faça treinamentos

Treinamentos irão ajudar a desenvolver as habilidades de seus novos integrantes, aumentando a produtividade e o desempenho de cada um. Esses treinamentos irão ajudar o funcionário a executar suas tarefas da melhor maneira possível.

Esses treinamentos também devem ser feitos com base na necessidade, por exemplo, se o novo funcionário tiver um pouco mais de dificuldade de aprender, é necessário que o treinamento seja adequado para ele.

Treinamentos são importantes para alinhar logo de início o que deve ser feito e como deve ser feito, assim o colaborador já sabe qual caminho tomar para enfrentar novos desafios. 

Avalie o desempenho por um tempo

Apenas oferecer treinamentos e cronogramas não é suficiente. A gestão precisa fazer um acompanhamento do desempenho desse funcionário ao longo do tempo, para detectar possíveis dificuldades ou erros nos treinamentos.

Avaliações mensais e trimestrais podem sem uma boa ideia. Vale também criar uma cultura de feedback tanto dos funcionários quanto dos gestores para que todos estejam na mesma página.

Como fazer o onboarding de clientes?

O processo de onboarding também existe para clientes, e é um conjunto de atividades que visam garantir que os novos clientes tenham uma boa experiência inicial com a empresa. Seu principal objetivo é apresentar os produtos e serviços oferecidos. Aqui estão algumas etapas que podem ser seguidas para fazer o onboarding de clientes:

1. Entenda o seu cliente: é fundamental conhecer quem são seus clientes, quais suas necessidades e dificuldades. É nesse processo que surge a oportunidade de tirar as principais dúvidas e esclarecer processos que possam ser difíceis para seus clientes;
2. Tenha um planejamento: crie um planejamento de acordo com os prazos de entregas e as atividades que devem ser realizadas, para que o cliente consiga se inteirar dos serviços e acompanhar com maior facilidade;
3. Comece por processos mais simples: inicie o onboarding, por exemplo, com o cadastro do cliente no site, com um conteúdo fácil de ser aprendido;
4. Seja comunicativo: seja receptivo, mostre para seu cliente a satisfação de tê-lo como parceiro e que a empresa está disposta para sanar qualquer dúvida que surja;
5. Tenha um modelo de atendimento: defina o modelo de atendimento de acordo com seu cliente e a complexidade do serviço ou produto. Você pode realizar treinamentos através de reuniões online, reuniões presenciais ou até vídeos, textos e tutoriais;
6. Ofereça suporte ao cliente: quando o cliente fecha parceria, ou está interessado na empresa, ele está engajado e motivado para o início. Certifique-se de separar uma equipe engajada, que seja objetiva na hora de explicar os serviços para o cliente. Além disso, deve ser feito um acompanhamento para entender se o cliente realmente está entendendo as funções e processo.

Vale a pena investir em um bom onboarding

Investir em um bom onboarding é investir em seus funcionários e em seus clientes. Uma empresa não existe sem esses dois fatores, então é necessário que esse acompanhamento inicial seja realizado para evitar qualquer problema futuro.

A longo prazo, esses colaboradores bem orientados e com motivação e desenvolvimento se tornarão funcionários mais alinhados com os valores da empresa, trazendo maior produtividade e valor. Uma empresa diferenciada, que cuida de seus novos funcionários é uma empresa de destaque.

Cuidar de clientes novos também é um ótimo jeito de começar. Dar atenção, demonstrar interesse em mantê-los por perto e fazer o que for necessário para o aprendizado das ferramentas ajuda a fidelizar clientes e ser um alvo de procura de qualquer oportunidade.

Ao adotar práticas modernas e tecnologias relevantes, as empresas podem melhorar a eficiência do processo, proporcionar uma experiência positiva aos novos colaboradores e garantir o alinhamento dos profissionais contratados com as necessidades e valores da organização.

Investir em processos modernos e alinhados com os valores dentro da sua empresa garante retorno em bem-estar, qualidade de vida e financeiro para todos. Conheça mais sobre o serviço empresarial do Zenklub.