KPI: o que é e como usar no RH

É muito comum que nem todos saibam o que é KPI e para que ele serve. Os KPIs são usados para monitorar e avaliar o desempenho em várias áreas do negócio, como vendas, marketing, atendimento ao cliente, produção, entre outros.

Por estarmos falando de indicadores, definir quais serão utilizados pelo RH não é uma tarefa muito simples, afinal, os profissionais precisam estar muito bem alinhados com os principais objetivos da empresa.

Por isso, é essencial entender como os KPIs funcionam, bem como os diferentes tipos de indicadores que podem ser usados para avaliar o desempenho da organização e como o time de recursos humanos pode aproveitar essa ferramenta.

O que é um KPI?

KPI (Key Performance Indicator), ou Indicador-chave de desempenho em português, é uma ferramenta e indicador utilizado para medir o sucesso ou fracasso no alcance de metas e execução de determinadas tarefas ou projetos.

Através do KPI, é possível ter uma visão analítica dos processos e identificar com mais precisão em quais deles e em que momentos estão ocorrendo falhas, para que com isso, consigam corrigir.

Os KPIs podem ser usados em várias áreas da empresa, como por exemplo vendas, marketing, recursos humanos, finanças e produção, tanto para acompanhar o desempenho, quanto monitorar o progresso até alcançar as metas e objetivos.

Para definir quais indicadores serão utilizados, o RH precisa estar muito bem alinhado aos objetivos da empresa, além disso é importante saber identificar a ferramenta correta para aquele determinado momento. Ao definir o melhor KPI, o profissional responsável precisará realizar a gestão daquele indicador.

Claro que cada empresa e cada setor possui sua rotina e a maneira com que o acompanhamento será realizado pode variar de uma para outra.

Por que usar indicadores de desempenho?

Utilizar esses indicadores de desempenho trazem grandes benefícios para a empresa, afinal eles podem apontar a evolução dos objetivos, ajuda a encontrar as falhas nos processos e colabora no planejamento das ações de correção que serão realizadas.

Por exemplo, os indicadores de produtividade estão intimamente relacionados com o uso de recursos da empresa. Já os indicadores de qualidade podem contribuir identificando a taxa de desperdício de determinado componente.

Não podemos deixar de destacar também os indicadores de capacidade e estratégia que são responsáveis por quantificar a capacidade máxima de determinada atividade e fornecem uma perspectiva futura da empresa, respectivamente.

Os indicadores de desempenho como os KPIs ajudam a manter o foco nas metas e objetivos da empresa, melhorando na tomada de decisões e garantindo o sucesso a longo prazo.

Quais são os tipos de indicadores de desempenho?

Existe uma variedade de indicadores de desempenho que podem ser utilizados na empresa, tanto em setores mais específicos, como o RH, como também em análises mais gerais.

Para ajudar a identificar qual desses indicadores é o ideal para as necessidades da empresa no momento, abaixo separamos alguns deles e vamos apontar em que cada um pode auxiliar.

Indicador de eficiência

Utilizado para identificar o desperdício de recursos, esse indicador pode ser obtido por meio de softwares ou também por meio de profissionais especializados.

Esse indicador é composto pela seguintes variáveis:

O tempo em que a equipe permanece parada;
Quantidade de produtos produzidos por hora;
Relação custo x benefício.

Indicador de produtividade

É importante para definir a relação entre produção, lucro e benefício. Uma avaliação eficiente dos indicadores de produtividade pode contribuir para a identificação de erros críticos e promover espaço para melhorias.

Indicador de capacidade

É utilizado para definir a saturação de atividades dentro de uma empresa. Um exemplo disso é o que informa a capacidade mensal de todas as máquinas de uma empresa. Esse indicador é muito usado para auxiliar na otimização da produção.

Indicador de segurança

A segurança é um fator muito importante tanto para as empresas como para os consumidores, e o indicador de segurança é uma ferramenta importante para a manutenção de um ambiente saudável. Afinal, tratar segurança com prioridade, contribui também para o bem-estar dos colaboradores e aumentar a credibilidade da marca.

Indicadores de vendas

A utilização correta dos indicadores de venda pode ser peça chave na otimização do negócio. Tendo como suas principais vantagens:

Identifica pontos fortes e fracos de maneira segmentada;
Abre espaço para melhorias;
Permite assertividade nos treinamentos;
Facilita o manejo equilibrado das equipes.

Exemplos de indicadores mais usados nas empresas

Com a evolução da tecnologia, hoje as empresas possuem acesso mais fácil a diversos tipos de indicadores, afinal, estão cada vez mais preocupadas em alcançar bons resultados diante do mercado. Para isso, abaixo listamos alguns dos indicadores mais utilizados.

Indicador do valor de ticket médio;
Nível do serviço de entregas;
Turnover;
Indicador de performance individual;
Performance de vendas;
Indicadores estratégicos;
ROI (Retorno sobre o investimento);
Indicadores de performance de marketing;
EBITDA, indicador que demonstra para a empresa o lucro antes dos juros;
Indicador de lucratividade;
Indicador de performance financeira;
Indicador de eficácia;
Indicador de performance operacional;

Como definir o KPI correto para a empresa?

A definição do KPI mais indicado para a empresa vai de acordo com suas necessidades e aquilo que ela deseja “controlar” com mais detalhes. O fato é que cada KPI aplicado trará resultados.

Para defini-los primeiro é importante buscar por um relatório que apresente números reais, além disso, identificar e escolher também por KPIs simples e objetivos de fácil entendimento.

Outro ponto importante que deve ser levado em consideração no momento da escolha dos KPIs é filtrar e identificar aqueles que estão mais relacionados e alinhados com o propósito da empresa.

Qual a importância dos KPIs para a empresa?

Os KPIs são importantes para a troca de informações entre os funcionários, de todos os níveis que atuam na empresa. Esses indicadores de performance ajudam principalmente a empresa a medir o desempenho na realização de projetos, identificar melhorias e tomar decisões importantes e relevantes para o negócio.

Além disso, os KPIs são fundamentais para monitorar o progresso das atividades, sendo uma ferramenta positiva para manter os colaboradores motivados e engajados em prol de bons resultados.

De forma geral, os Indicadores-Chave de Performance são importantes para organização e auxiliam na tomada de decisão e monitoramento de uma empresa.

Qual a diferença entre KPIs primários e secundários?

Tanto os KPIs primários quanto os secundários são fundamentais para o desenvolvimento da empresa e proporcionam excelentes resultados.

Os KPIs primários de fato são aqueles que indicam de maneira objetiva se a meta foi ou não alcançada.

Já os KPIs secundários, servem para dar suporte e complementar os KPIs primários. Por exemplo, dando mais detalhes sobre os gastos que a empresa teve para alcançar seu objetivo. Ou seja, são os KPIs que justificam os primários, pois são mais profundos e específicos.

Em resumo, a diferença entre KPIs primários e secundários é que os KPIs primários são os indicadores mais importantes, que medem de forma geral a empresa em relação às suas metas e objetivos estratégicos. Enquanto isso, os KPIs secundários medem o desempenho de atividades e processos específicos, que estão diretamente ligados ao sucesso dos KPIs primários.

Principais erros ao escolher indicadores de desempenho

Como pudemos ver até aqui, a escolha do KPI correto é muito importante e precisa ser analisada com detalhes, afinal, não é nada agradável tentar resolver um determinado problemas e acabar gerando outro.

Mas afinal, o que pode levar uma empresa a escolher o KPI errado? Abaixo apontamos algumas dessas falhas:

Falta de preparo dos gestores;
Objetivos definidos de forma errada;
Falta de feedbacks, ou passados de forma errada;
Falta de um alinhamento entre os objetivos da empresa e dos colaboradores;
Falta de avaliações de desempenho.

Principais KPIs para o RH

Ficou claro até aqui que existem KPIs para todos os setores de uma empresa, mas abaixo vamos destacar os principais para o RH.

Indicador de Turnover;
Absenteísmo;
Menor aprendiz;
Uso de equipamentos;
Desempenho;
Treinamento;
Indicadores de recrutamento e seleção;
Indicadores de satisfação dos colaboradores (eNPS);
Indicadores de taxa de promoções;
Headcount;
Frequência;

Como os KPIs podem ajudar na gestão da empresa?

Os KPIs são uma ferramenta poderosa na gestão da empresa, já que através deles a empresa consegue entender e acompanhar suas principais métricas e objetivos, o que é fundamental para o desenvolvimento e sucesso do negócio.

Além disso, eles auxiliam na tomada de decisões, eliminam possíveis dúvidas, aumentam o engajamento e envolvimento do funcionário, permitem analisar padrões e principalmente, auxiliam no monitoramento da saúde da empresa.

No mais, os KPIs também podem ajudar a empresa a identificar oportunidades de crescimento e expansão. Ao acompanhar indicadores como a satisfação do cliente, a empresa pode identificar áreas onde pode crescer e expandir seus negócios.