Rotinas administrativas: o que são e como montar?

Pessoa sentada em um escritório trabalhando em junto a um tablet.

As rotinas administrativas são essenciais para que uma empresa tenha um bom desenvolvimento em qualquer setor. Quando ocorre uma boa administração, com processos bem estruturados, toda empresa se beneficia.

Isso ocorre porque elas são engrenagens que impactam todas as outras ações internas e demandam um conhecimento técnico do administrador.

Uma coisa é certa, quando uma companhia leva a sério as atividades administrativas, ela garante retornos muito positivos.

O que são rotinas administrativas

As rotinas administrativas são tarefas que oferecem suporte aos departamentos de uma companhia. Elas são realizadas por etapas e, como dito anteriormente, graças a elas um escritório consegue funcionar bem.

Elas são baseadas em um mapeamento de produção, que facilita a cultura organizacional do setor, já que deixa os processos mais fáceis e organizados.

Quais são as principais atividades das rotinas administrativas?

As atividades administrativas são muitas, porém, as principais funções dos profissionais que atuam na área administrativa são:

Assinatura de um contrato;
adicionar o nome do novo contratado nos registros dos funcionários da empresa;
gerir os benefícios dos colaboradores;
cadastro no e-social;
realizar pagamentos a fornecedores;
registro da carteira de trabalho;
agendar exames admissionais e demissionais;
integrar o colaborador à equipe.

Quem exerce as atividades administrativa?

Diretoria ou presidência

Quem exerce este cargo é responsável por definir as estratégias que serão adotadas pela companhia, tomar as decisões e inserir no planejamento da empresa.

Gerência

Profissional responsável por levar informações da diretoria para os demais setores.

Supervisão

Tem como objetivo monitorar e acompanhar o andamento das estratégias tomadas e fica responsável por gerir as metas.

Analista

Coordena apenas uma tarefa, desenvolvendo e se especializando em apenas uma função em um único setor.

Assistente

Fica responsável pelo conjunto de tarefas realizadas pelos profissionais anteriores e tem como foco zelar pelo cumprimento das tarefas.

Auxiliar

Dá suporte para todos os outros cargos, sendo importante nas rotinas da administração. Pode ter ligação direta com o público.

Quais são as vantagens de ter rotinas administrativas?

De acordo com uma pesquisa do SEBRAE, realizada em 2014, 55% das empresas fracassaram porque os empresários não tinham um plano de negócios bem estruturado, sem nem ao menos imaginarem como seria uma atividade administrativa.

Além disso, 24% dos empresários não sabiam como identificar quais tarefas eram necessárias para os responsáveis do setor.

Por isso, construir uma rotina administrativa faz com que a empresa tenha um bom gerenciamento e evita que ela feche as portas.

Quais são os principais elementos das rotinas administrativas?

Algumas atividades administrativas acabam precisando de mais atenção do que outras, principalmente as que estão mais perto do modo de funcionamento de uma empresa.

Por isso, é importante que haja uma gestão de pessoas, planejamento de marketing e atendimento ao cliente. Entenda mais a seguir.

Gestão de pessoas

Este setor lida diretamente com os funcionários da empresa. Existem várias rotinas administrativas ligadas ao RH, como:

Análise de desempenho;
folhas de pagamento;
etapas de contratação;
demissões.

Marketing

Por esse motivo, o gerenciamento é eficaz para enxergar os resultados a curto, médio e longo prazo.
O marketing é um dos principais pilares das atividades administrativas. Nos meios digitais com tantas informações e produtos, a prática deve ser aplicada e baseada nos clientes e nas tendências para atrair o público.

Mas nas empresas há um outro tipo de marketing que precisa e deve ser aplicado: o marketing interno. Conhecido como Endomarketing, a prática tem foco nos colaboradores da empresa. Empresas que buscam pelos melhores cursos de marketing digital para investir nos funcionários, podem acabar tendo, naturalmente, mais resultados, pois com o investimento acabam garantindo que os funcionários estarão mais impactados tecnicamente.

A atividade cresceu nos últimos tempos porque os gestores perceberam que para o fluxo de trabalho avançar, também é preciso engajar e cuidar do ambiente interno.

Atendimento ao cliente

Atualmente, atender o cliente vai muito além de somente entregar o produto ou serviço que ele procura. Com a concorrência, é ideal que o consumidor tenha confiança e dê credibilidade para a sua marca.

Por isso, as empresas precisam ter um canal para dialogar com o cliente, seja para tirar dúvidas sobre serviços e produtos ou para solucionar problemas e fazer reclamações.

Assim será muito mais fácil analisar os consumidores do seu negócio e criar estratégias para atendê-los.

Como montar as rotinas administrativas?

Organização e trabalho em equipe são os pontos chaves para que o curso das atividades dê certo. Entretanto, para que esses pilares funcionem, é preciso de algumas atividades diárias:

• Criar uma rotina com as atividades da empresa;

• Fazer um planejamento semanal ou quinzenal das metas;

• Entender as prioridades e urgências dos afazeres gerais;

• Delegar funções para grupos ou pessoas;

• Acompanhar o fluxo de trabalhos em todas as áreas;

Como gerenciar as rotinas administrativas?

No início, se o seu negócio possui uma padronização deficiente, algumas tarefas serão mal realizadas, comprometendo a produtividade da empresa.

Por esse motivo, o gerenciamento é eficaz para enxergar os resultados a curto, médio e longo prazo.

• Não concentre todas as tarefas do fluxo em você;

• Corrigir os erros caso eles apareçam;

• Revisar o planejamento assim que possível;

• Use a tecnologia a seu favor, com programas e ferramentas;

• Ofereça treinamentos para os seus colaboradores.

Exemplos de rotinas administrativas

As rotinas administrativas estão ligadas a toda organização da sua empresa, até mesmo nos processos mais comuns. Como exemplo, estão a organização de arquivos, recebimento e envio de documentos, correspondências, entre outras funções.

Atividades como controle do fluxo de caixa e balanceamento nas contas da empresa também fazem parte das rotinas administrativas.

O que se aprende em um curso de rotinas administrativas?

O objetivo de um curso de rotinas administrativas é qualificar e preparar um profissional para conseguir gerir as atividades da área, como o fluxo de organização, finanças, arquivos, entre outras.

O curso também pode abordar técnicas para que a gestão e implementação das práticas organizacionais fiquem mais fáceis para o gestor ou dono da empresa, trazendo mais conceitos inovadores para a área.

Conclusão

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