Como a estrutura organizacional da sua empresa pode estar atrapalhando a qualidade do negócio

A estrutura organizacional é fundamental para o funcionamento e o desenvolvimento de uma empresa. É essa estrutura que estabelece, de forma simplista, a gestão dos processos e os trabalhos das equipes.

Com o avanço da tecnologia e as mudanças da sociedade moderna, a estrutura organizacional de uma empresa se torna um fator determinante para o sucesso. Isso porque uma divisão muito conservadora pode impedir a inovação e o crescimento dos negócios.

Ou então modelos que funcionavam no início do empreendimento podem não ser mais condizentes com a atualidade. Por essa razão, é importante compreender o que é estrutura organizacional para avaliar qual se adapta melhor ao seu ramo de negócios.

O que é a estrutura organizacional de uma empresa?

A estrutura organizacional é a maneira como a empresa é dividida, assim como a forma como é dirigida. Denominada como cadeia de comando, a estrutura organizacional de uma empresa é constituída por uma linha hierárquica ramificada em setores. 

Esse conceito é baseado em uma escala que tem como princípio um líder em cada unidade. A administração realiza uma espécie de repartição de responsabilidade. Isso significa que cada área da instituição possui um superior a quem os colaboradores devem se reportar, na maioria dos casos.

Divisão do trabalho

A divisão do trabalho dentro de uma estrutura organizacional é basicamente a repartição das funcionalidades em departamentos. Essa organização define de forma clara as demandas e responsabilidades de cada setor, equipe e colaborador.  

Essa segmentação varia conforme a teoria da Administração adotada. Na Administração Científica essa divisão ocorre pela fragmentação das tarefas, já na Teoria Clássica, isso pode ocorrer de forma vertical ou horizontal. 

• Divisão vertical do trabalho: essa é a linha mais comum, definida pelos níveis de autoridade e responsabilidade. Portanto, o grau de responsabilidade depende da hierarquia e da competência do profissional. 
• Divisão horizontal do trabalho: como o próprio nome já anuncia, esse modo coloca toda a estrutura no mesmo nível hierárquico. Assim, cada departamento se responsabiliza por uma atividade específica.

O que é estrutura organizacional na prática

Para entender o que é estrutura organizacional na prática, imagine uma loja de roupas. Essa empresa tem o dono como principal responsável pelos negócios. Mas ele não cuida do empreendimento sozinho.

Por isso, o estabelecimento é dividido entre três departamentos: vendas, estoque e administrativo. E em cada uma dessas áreas, há um líder que comanda os trabalhos de cada um desses setores.

Tipos de Estrutura Organizacional

Com a definição sobre o que é estrutura organizacional, compreendemos alicerces que constituem e regem uma companhia. Ou seja, uma empresa é composta por níveis hierárquicos ou funcionais e pela divisão dos trabalhos ou de departamentos. 

Essa arquitetura determina as relações entre os cargos e setores de acordo com as diretrizes da empresa. Isso porque a estrutura organizacional especifica as relações hierárquicas e a gestão. 

Por essa razão, é importante compreender e conhecer os tipos de estrutura organizacional. Isso dará instrução e informação para selecionar o modelo ideal.

Estrutura organizacional funcional

A estrutura organizacional funcional é bastante caracterizada pela ênfase na especialização em todos cargos e níveis hierárquicos. A autoridade é baseada na expertise, descentralizando as decisões.

A divisão é feita por especialidades e cada pessoa ou setor contribui com o conhecimento de seu domínio. É como se cada especialista fosse um líder sobre determinado assunto.

As vantagens da estrutura organizacional funcional

• A especialização é altíssima em todos os setores e cargos que compõem a organização.
• A supervisão técnica é capaz de alcançar níveis de excelência, uma vez que a empresa conta com experts em todas as áreas.
• A divisão de funções entre planejamento e execução é bem estabelecida. Isso permite a concentração integral dos profissionais em seu trabalho. Também elimina as distrações ou preocupações com outras tarefas ou atividades subsidiárias.
• A estrutura organizacional funcional proporciona o contato direto entre as pessoas e os departamentos. Sem os canais formais de interlocução, fica mais fácil a troca entre os envolvidos no mesmo assunto ou em suprir uma necessidade especializada.
• Nesse esquema, a operação da comunicação é direta e ágil. Além do dinamismo, a vantagem está no menor risco de interferências, falhas ou distorção na informação.

As desvantagens da estrutura organizacional funcional

• Nesse tipo de estrutura organizacional, a autoridade é determinada pela especialidade. Mas nem sempre o grau de expertise está bem claro para todos. E isso pode provocar uma confusão dentro da equipe por não saberem ao certo a quem se reportar e buscar orientação. Ou então, os colaboradores podem falhar em obter assessoria do especialista menos indicado.
• Como o comando é dividido, o desafio é conseguir obter o controle e a organização da empresa como um todo. Em outras palavras, o funcionamento dos trabalhos e a gestão de pessoas pode ficar aquém do esperado. 
• Ao contrário das organizações mais tradicionais, a obediência e a disciplina deixam a desejar na estrutura organizacional funcional. Isso costuma acontecer devido à bagunça causada pela múltipla subordinação dos colaboradores.
• A autoridade conquistada via expertise fomenta o desenvolvimento individual. Por outro lado, costuma gerar competição entre os colegas e imposição de pontos de vista. Isso compromete o espírito de coletividade e o foco na empresa.
• Em razão dessa concorrência, é difícil manter um clima harmonioso e de confiança. Isso porque os profissionais podem se ver como adversários, enfrentar conflitos ou criar uma atmosfera de tensão.

Estrutura organizacional matricial

A estrutura organizacional matricial apresenta uma operação híbrida, também chamada de organização em grade ou matriz. Esse desenho combina o modelo funcional com uma departamentalização de maneira concomitante em uma única estrutura organizacional. 

A empresa e a hierarquia seguem divididas com um todo e, paralelamente, é formado um novo setor temporário ou fixo. É como se modernizassem os alicerces tradicionais, deixando-os mais flexíveis e dinâmicos.

Para ilustrar, pense em uma equipe concebida por integrantes de diversos setores a fim de desenvolver um projeto. Esses profissionais continuarão atuando em sua área e seguindo as ordens do seu gestor. O que muda é que eles irão atuar também nesse programa, que terá um líder a quem estarão subordinados.

As vantagens da estrutura organizacional matricial

• Essa organização combina especialização, coordenação e negócios, trazendo os benefícios de cada modelo envolvido. Isso traz agilidade para atender às demandas, reagir diante de contratempos e solucionar dificuldades.
• Propõe a combinação de expertises unindo diversos departamentos em prol de um produto, da obtenção de lucro e do sucesso do projeto.
• Dispensa a contratação de mão de obra extra e consequentemente o custo administrativo. Isso porque o modelo aproveita melhor os talentos e atende às necessidades dos colaboradores de obter aprendizado e novos desafios. 
• A estrutura organizacional matricial promove a quebra de barreiras entre os departamentos, aumentando a integração entre as pessoas e o compromisso com o trabalho e o coletivo.
• Essa flexibilização permite o envolvimento das pessoas no trabalho de maneira mais ampla pelo total envolvimento em projetos amplos, em vez de tarefas estritas e monótonas do departamento.

As desvantagens da estrutura organizacional matricial

• De um lado, a coordenação paralela favorece a inovação, do outro, enfraquece a cadeia vertical. Esse modelo prejudica a unidade de comando por provocar conflitos de interesses pois confunde os colaboradores quanto a quem “obedecer”.
• A implantação da organização em grade exige uma reformulação da cultura organizacional. É preciso ajustar a mentalidade para que o comportamento esteja adequado aos novos processos e à gestão.
• Essa equipe funcional cruzada demanda tempo e recursos para reuniões e atuação em suas tarefas, gerando uma necessidade de coordenação e gestão maior.
•  A estrutura organizacional matricial pode causar conflitos entre decisões corporativas e medidas que favorecem o grupo. Encontrar esse meio termo, que beneficie ambas as partes, pode ser bastante desafiador para o comando da organização.

Estrutura organizacional linear

Com origem na formação dos exércitos, a estrutura organizacional linear é o formato mais simples e antigo no mundo corporativo. É caracterizado pela relação de autoridade única entre superior e subordinado. 

A classificação hierárquica é muito bem definida no formato piramidal, com decisões centralizadas e linhas formais do organograma. É um tipo de estrutura organizacional recomendado para empreendedores iniciantes, pequenas empresas, organizações que têm apoio de consultoria, entre outros.

As vantagens da estrutura organizacional linear

• A estrutura organizacional especifica as relações hierárquicas e, com um modelo simples, o entendimento é mais apurado. Isso se deve em razão dos poucos cargos e uma cúpula centralizadora.
• Comunicação mais direta e elementar entre subordinado e supervisor.
• Definição clara, objetiva e delimitada das responsabilidades dos órgãos 
• A simplicidade estrutural e a clareza nas responsabilidades facilitam a implementação e execução.
• Com a disciplina de um lado e o controle e centralização do outro, o resultado é maior estabilidade no funcionamento da organização.

As desvantagens da estrutura organizacional linear

• Esse tipo de estrutura organizacional comumente apresenta pouca flexibilidade e inovação, ou não consegue acompanhar as novas tendências do mercado.
• Também costuma enfrentar dificuldade de se adaptar e se reinventar diante das mudanças constantes da sociedade ou de condições externas adversas.
• Com um comando centralizador, a gestão pode ter um líder generalista e um monopólio de informação e de decisões.
• O autoritarismo pode provocar o engessamento da operação e nenhuma iniciativa da equipe.
• A comunicação e as decisões podem sofrer falhas e distorções com o crescimento da empresa que não se reestruturar ou se organizar.

Estrutura organizacional orgânica

A estrutura organizacional orgânica é conhecida por ser um sistema adaptável às condições ambientais instáveis. Por essência, esse modelo reconhece a expertise das equipes e permite a descentralização das decisões. 

Outra característica importante da estrutura organizacional orgânica é a flexibilidade em todo o organismo. Ou seja, métodos, tarefas, obrigações e até autoridades podem ser redefinidos de acordo com a necessidade. Isso faz com que a interação entre as pessoas seja tanto lateral como vertical, inclusive para orientação.

As vantagens da estrutura organizacional orgânica

• A flexibilidade permite que as equipes se adaptem rapidamente às circunstâncias e desafios. Também permite uma tomada de decisão com rapidez, sem necessitar de aprovação hierárquica.
• Esse tipo de estrutura organizacional é muito apropriado para mercados que precisam de inovação e lidam com as mudanças o tempo todo. A agilidade da resposta e o preparo de um time acostumado faz com que estejam em conformidade com o ambiente.
• A versatilidade da hierarquia flexível promove a interação e a integração entre a equipe. Dessa forma, a troca de conhecimento e experiência ajuda no desenvolvimento do grupo e na capacidade de tomar decisões. 
• Essa amplitude no controle administrativo e a confiabilidade nas comunicações informais fortalece o conjunto como um todo. O engajamento em prol das pessoas e da empresa é um ganho real.

As desvantagens da estrutura organizacional orgânica

• Em razão da flexibilidade e pouca divisão de trabalho, muito características desse modelo, a sobrecarga de tarefas é quase inevitável. Por isso, é comum que os colaboradores acumulem funções e responsabilidades, gerando um grande desgaste.
• A estrutura organizacional orgânica é tão maleável que os cargos são modificados continuamente para atender uma demanda. O problema é que isso provoca confusão entre os colaboradores, que ficam sem saber ao certo o que devem fazer, quais são suas responsabilidades ou funções. E com o menor tempo de aclimatação, os trabalhos ficam mais propensos ao erro.
• As decisões são descentralizadas e delegadas aos níveis inferiores. Embora isso seja positivo em algumas circunstâncias, em outras, tais escolhas podem não ser tão assertivas. Isso porque a equipe pode decidir sem conhecimento técnico, sem uma base de dados ou pelo imediatismo. 
• Como o foco da interação é muito mais horizontal, é comum que a equipe sinta a falta de uma figura forte de um líder. Isso pode fazer com que uma outra pessoa seja vista como essa figura de responsabilidade, mesmo sem ser. Ou tamanha liberdade pode gerar a falta de controle dos gestores e um funcionamento desordenado.

Classificação de organização por departamento

Além dos tipos de estrutura organizacional explicados anteriormente, a estrutura organizacional de uma empresa também pode ser classificada por departamentos. Os setores e as especializações são distribuídos pelo organograma podendo estar interligados ou não.

Departamentalização por função

Nessa estrutura organizacional, a divisão é feita pelo agrupamento de atividades e tarefas em relação à função exercida na empresa. A lógica é clara: são reunidas atividades básicas em departamentos como vendas, produção, financeiro, entre outros.

Departamentalização por projetos

A departamentalização por projetos é vista como uma estratégia de organização. Esse tipo de estrutura organizacional é utilizado por empresas envolvidas em produções que exigem grande concentração de recursos e tempo. 

Dessa forma, o organograma é estabelecido por campanha. A empresa se adapta diante do produto que irá construir, uma vez que se trata de obras enormes, como construção civil ou fabricação de navios.

Departamentalização por clientes

A estrutura organizacional de uma empresa pode ser coordenada pela departamentalização por clientes. Isso quer dizer que a divisão dos trabalhos é feita de acordo com o público-alvo. 

Esse sistema costuma ser adotado por empresas que atuam com diferentes tipos de consumidores. Essa clientela apresenta características diversas como idade, classe social, sexo, interesses, entre outros critérios.

Departamentalização por processo

A departamentalização por processo é uma estrutura organizacional recomendada para a produção industrial. Essa divisão se dá por agrupamento ao longo da sequência de fabricação. Isso pode ser visto pelos supervisores presentes em cada etapa do processo de montagem, por exemplo.

Departamentalização geográfica

A segmentação de cada departamento também pode ser realizada por localização geográfica. Nesse tipo de estrutura organizacional a departamentalização pode ser feita com relação às atividades exercidas de acordo com a região de interesse de mercado, por exemplo.

Departamentalização por produto ou serviço

Como o próprio nome já diz, a departamentalização por produto ou serviço diferencia os setores de acordo com o produto ou serviço. A estrutura organizacional de uma empresa reúne todos os processos da fabricação do celular branco em um mesmo departamento, por exemplo. Assim, o celular preto se torna uma outra área distinta.

Por que é importante ter clareza sobre a estrutura organizacional?

A estrutura organizacional especifica as relações hierárquicas, uma vez que a sua organização estabelece uma arquitetura de comando. Isso quer dizer que os alicerces da sua empresa serão construídos a partir do modelo escolhido para a gestão.

Bom funcionamento dos negócios

A estrutura organizacional de uma empresa é um processo decisório para o bom funcionamento do todo. A eficiência e eficácia dos trabalhos é determinante na estratégia a ser adotada, nas posições de gestão, liderança e na divisão de tarefas. 

Portanto, é de suma importância estabelecer o tipo de estrutura organizacional adequado à sua empresa. E, sobretudo, ter clareza do modelo que irá determinar essa linha de autoridade.

Divisão de tarefas e funções

A estrutura organizacional estabelece a divisão dos trabalhos, responsabilidades e funções. Nesse esquema, os colaboradores podem ser agrupados em departamentos, como planejamento operacional, produção, vendas, governança corporativa, administrativo, entre outros.

Normas e expectativas

Uma das características mais relevantes quando se aborda uma organização formal é o racionalismo envolvido, que deve estar em conformidade com as normas. A empresa passa a ser regida por cargos funcionais e hierárquicos. Cada posição na escala possui uma expectativa a ser atendida. 

Ou seja, o princípio básico de normas de comportamento, conduta e entregas é concebido dentro da instituição. Isso coloca limites para uma relação entre os mais diversos níveis de cargos existentes, seja entre pares, seja entre superiores. Ainda deixa claro o que se espera do profissional a partir da função ou ocupação exercida.

5 dicas para montar uma estrutura organizacional

A estrutura organizacional estabelece a divisão dos departamentos, cargos, funções e atividades. Toda essa construção deve ser feita de maneira estratégica e de acordo com o seu negócio. 

Portanto, não adianta implantar a forma mais fácil ou permanecer como está se isso não estiver condizente com a empresa. É preciso avaliar o seu modelo institucional, o mercado, a sociedade, as demandas e o futuro para construir a gestão certa. 

E ainda que não haja uma fórmula para montar uma estrutura organizacional, existem princípios e requisitos que norteiam esse processo. Com base nessas informações, apresentamos a seguir algumas dicas para a construção da arquitetura empresarial.

Estrutura básica

Para começar, é preciso desenhar a estrutura básica. Isso é feito determinando os cargos e a descrição de cada um deles. A partir daí os departamentos começam a aparecer para formar um organograma.

Planejamento dentro dessa base

Com a construção da base, vem o planejamento dentro desse escopo. Nessa etapa, deve ser feita a organização das tarefas, objetivos, recursos e coordenação. Dentro desse plano, as pessoas são alocadas e as equipes são construídas.

Expectativas

A organização formal estabelece de forma clara as expectativas que devem ser atendidas. Aqui é preciso delinear padrões de desempenho, meios de avaliação, objetivos a serem atingidos, entre outros.

Metodologias

Para atender às expectativas e entregar os resultados, é preciso que as pessoas entendam como fazer o que precisam. Nesse momento, entram os mecanismos de operação, os sistemas, tecnologias, programações e ferramentas para a realização das tarefas.

Decisões e direções

Por fim, mas não menos importante, deve ser construído o processo de tomada de decisões. Independentemente do tipo de estrutura organizacional, seja centralizada ou descentralizada, é importante ter um suporte no processo decisório. 

Isso funcionará como um guia para manter as pessoas e os trabalhos no rumo certo. Para isso, é preciso formular um pilar que contenha as informações ou os meios de obtê-los, o procedimento de análise e o formato do cruzamento de dados. Toda essa metodologia deve conduzir a uma lógica a ser seguida no processo decisório.

Referências 

CHIAVENATO, Idalberto. Teoria Geral da Administração. São Paulo: Editora Manole, 2014. 9. ed.O QUE É ESTRUTURA ORGANIZACIONAL? In: site Dicionário Financeiro. Disponível em: https://www.dicionariofinanceiro.com/estrutura-organizacional/.